Журнал «Миграционный эксперт»

Снижаем нагрузку на отдел кадров

При работе с иностранцами отдел кадров берет на себя дополнительные функции.

Содержание:

  1. Обязанности кадровых сотрудников при работе с иностранцами
  1. Миграционный аудит документов
  2. Контроль срока действия документов
  3. Отслеживание изменений
  4. Проверка документов мигрантов после их отсутствия
  5. Подача и оформление документов в МВД
  1. Можно упростить

Узнать условия передачи иностранных граждан на миграционное сопровождение юристам. Не вывод "за штат"

Обязанности кадровых сотрудников при работе с иностранцами

Чтобы принимать на работу сотрудников, в компаниях работает отдел кадров. Как правило, они ведут весь цикл работы с сотрудниками - от поиска до увольнения.

Специалисты отдела кадров занимаются размещением вакансий, поиском кандидатов и проведением собеседований, проверкой их документов. Они формируют кадровый резерв компании, решают вопросы сотрудников и между сотрудниками, занимаются обучением персонала и, конечно, документально оформляют все аспекты трудовых отношений и всех перемещений сотрудников в компании - приказы о приеме, о расторжении договора, переводы, назначения, личные карточки, командировочные и т.д.

Но когда в штат необходимо принять иностранца, на отдел кадров ложится дополнительная нагрузка.

1. Миграционный аудит документов

При работе с иностранцами сотруднику отдела кадров необходимо контролировать все документы иностранца:

И на приеме сотрудника проверка документов не заканчивается. Потому что проверять документы нужно не только у новых, но и у действующих сотрудников. Конечно, чтобы успешно выполнять эту обязанность, специалисту нужно разбираться в том, какие требования к какому иностранцу относятся, и какие произошли изменения.

Примечание редакции: подробнее о миграционном аудите документов читайте в статье «Миграционный аудит документов: что, как и зачем»

2. Контроль срока действия документов

У всех документов иностранца есть сроки действия. И они могут измениться даже тогда, когда иностранец уже работает в компании. Поэтому задача кадрового сотрудника – следить за сроками документов, чтобы не подвести свою компанию под штрафы. А в миграционной сфере штрафы могут доходить до миллиона рублей.

Например, если безвизовый иностранный сотрудник не оплатил патент своевременно, его патент перестает действовать. Сотрудник становится нелегалом, а его работодатель – нарушителем миграционного законодательства. И согласно ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ он должен заплатить штраф до миллиона рублей или приостановить деятельность компании до 90 суток.

Примечание редакции: о том, что делать работодателю, если иностранец пропустил сроки оплаты по патенту, читайте в статье «Патент просрочен: что делать работодателю».

3. Отслеживание изменений

Также законодательство – нестабильная сфера, которая постоянно меняется. Поэтому кадровому сотруднику в компании необходимо отслеживать изменения в законах.

И так как единого документа, регулирующего отношения иностранного сотрудника и работодателя нет, необходимо контролировать изменения сразу в нескольких сферах права. А также учитывать и региональные требования и уметь соотносить их с законодательством на федеральном уровне.

Примечание редакции: пример такого соотношения можно увидеть в статье "Количество мигрантов в штате имеет значение".

4. Проверка документов мигрантов после их отсутствия

Пока сотрудник находится в отпуске, на больничном или на длительных праздниках, сроки действия его документов продолжают идти и могут закончиться. Он может выехать из страны и получить новые документы и т.д. Чтобы работодатель не получил штраф, после отпуска иностранного сотрудника у него также необходимо проверить все документы. И внести изменения при необходимости.

Примечание редакции: патент безвизового иностранца должен быть оплачен всегда, даже в праздники. Если это не проконтролировать, то работодатель получит штраф. Подробнее об этом читайте в статье «Патент не оплачен в новогодние праздники»

5. Подача и оформление документов в МВД

О приеме и увольнении иностранца должно знать МВД. Поэтому кадровый сотрудник в компании должен подавать по всем иностранцам уведомления в МВД.

И делать это нужно: в срок, по актуальной форме и правильно заполнив уведомление.

Если иностранец – высококвалифицированный специалист, ежеквартально необходимо подавать уведомление о том, что зарплата ему выплачена в полном объеме.

Если компания - принимающая сторона и предоставляет иностранцам жилье, то потребуется еще вовремя ставить иностранцев на миграционный учет, продлевать его и снимать с учета.

Если компания - приглашающая сторона, то уже практически все документы за себя и за иностранного сотрудника будет подавать специалист компании.

Примечание редакции: подробнее о том, как подавать уведомления о приеме и увольнении иностранцев, читайте в статье «Уведомление о приеме иностранных граждан в МВД» «Уведомление о расторжении договора с иностранным гражданином (пошаговая инструкция)»

Можно упростить

Аудит миграционных документов

На плечи кадровых сотрудников, которые помимо россиян, работают еще и с иностранцами, ложится дополнительная нагрузка. И дополнительные моменты, которые необходимо принимать во внимание. В попытках все успеть и проконтролировать, кадровые сотрудники могут не увидеть варианты того, как можно упростить свою работу.

Но есть несколько вариантов упрощения работы с иностранцами:

  • Оформить разрешение на временное проживание (РВП) или вид на жительство (ВНЖ)

Оформление сотрудникам РВП или ВНЖ снимает необходимость контроля оплаты чеков по патенту, полисов медицинского страхования и даже оформления разрешения на привлечение, виз и разрешений на работу.

Например, граждане Украины, Молдовы, Казахстана могут получить РВП просто по факту гражданства. А иностранцы, которые соответствуют основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 8 ФЗ №115 от 25.07.2002, могут получить сразу ВНЖ.

Примечание редакции: подробнее об этом читайте в статье "Какой документ можно оформить сотруднику, чтобы упростить себе работу".

  • Автоматизировать систему контроля за сроками действия

Например, МВД планирует ввести единую систему контроля иностранцев в России. В ней можно будет проверить наличие и сроки документов иностранцев.

Примечание редакции: подробнее о законопроекте читайте в статье «Цифровизации в миграционной сфере – зачем»

А сейчас можно использовать те системы, которые есть. Систему напоминаний в телефоне или календаре, таблицы эксель с формулами и т.д. В нашей компании мы разработали собственную систему автоматического контроля, доступ к которой мы предоставляем своим клиентам.

Примечание редакции: подробнее о вариантах, читайте статью "Контроль срока действия разрешительных документов".

  • Организовать систему допуска к работе

Компанию штрафуют не только за прием, но и просто за допуск к работе иностранцев без документов, с просроченными или неверными документами. Но если иностранцев много или они далеко, то самому специалисту сложно все проверять самому. Поэтому и нужно организовать такую систему, при которой уже прямые руководители иностранцев легко смогут определять тех из них, кого нельзя пускать. И отправлять их в отдел кадров.

Примечание редакции: подробно о том, какие есть варианты организации такого допуска иностранцев к работе, читайте в статье «4 варианта организации допуска к работе иностранцев». 

  • Использовать современные технологии

Чтобы упростить работу с документами иностранцев, можно использовать современные инструменты. Например, Google Docs.

Примечание редакции: подробнее об этом инструменте читайте в статье «Google в помощь»

  • Передать всю эту работу миграционным специалистам.

Этот вариант позволяет доверить всю работу с иностранцами специалистам с многолетним опытом работы, знанием всех необходимых законов и умением в крайних случаях общаться с миграционными службами и отстаивать интересы компании в суде. При этом такая система не предполагает вывода иностранцев за штат компании. Поскольку "вывод за штат" - это очень серая схема, которая ответственности не снимает, а риски и ограничения имеет.

Примечание редакции: статьи о выводе за штат с помощью аутстаффинга вы найдете по тегу "аутстаффинг" на нашем портале.

Наши специалисты могут взять на себя всю работу с иностранными сотрудниками. Подробнее о миграционном сопровождении в нашей компании читайте на сайте "Отдела миграционного сопровождения".