Содержание:
Чтобы принимать на работу сотрудников, в компаниях работает отдел кадров. Как правило, они ведут весь цикл работы с сотрудниками - от поиска до увольнения.
Специалисты отдела кадров занимаются размещением вакансий, поиском кандидатов и проведением собеседований, проверкой их документов. Они формируют кадровый резерв компании, решают вопросы сотрудников и между сотрудниками, занимаются обучением персонала и, конечно, документально оформляют все аспекты трудовых отношений и всех перемещений сотрудников в компании - приказы о приеме, о расторжении договора, переводы, назначения, личные карточки, командировочные и т.д.
Но когда в штат необходимо принять иностранца, на отдел кадров ложится дополнительная нагрузка.
При работе с иностранцами сотруднику отдела кадров необходимо контролировать все документы иностранца:
И на приеме сотрудника проверка документов не заканчивается. Потому что проверять документы нужно не только у новых, но и у действующих сотрудников. Конечно, чтобы успешно выполнять эту обязанность, специалисту нужно разбираться в том, какие требования к какому иностранцу относятся, и какие произошли изменения.
Примечание редакции: подробнее о миграционном аудите документов читайте в статье «Миграционный аудит документов: что, как и зачем»
У всех документов иностранца есть сроки действия. И они могут измениться даже тогда, когда иностранец уже работает в компании. Поэтому задача кадрового сотрудника – следить за сроками документов, чтобы не подвести свою компанию под штрафы. А в миграционной сфере штрафы могут доходить до миллиона рублей.
Например, если безвизовый иностранный сотрудник не оплатил патент своевременно, его патент перестает действовать. Сотрудник становится нелегалом, а его работодатель – нарушителем миграционного законодательства. И согласно ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ он должен заплатить штраф до миллиона рублей или приостановить деятельность компании до 90 суток.
Примечание редакции: о том, что делать работодателю, если иностранец пропустил сроки оплаты по патенту, читайте в статье «Патент просрочен: что делать работодателю».
Также законодательство – нестабильная сфера, которая постоянно меняется. Поэтому кадровому сотруднику в компании необходимо отслеживать изменения в законах.
И так как единого документа, регулирующего отношения иностранного сотрудника и работодателя нет, необходимо контролировать изменения сразу в нескольких сферах права. А также учитывать и региональные требования и уметь соотносить их с законодательством на федеральном уровне.
Примечание редакции: пример такого соотношения можно увидеть в статье "Количество мигрантов в штате имеет значение".
Пока сотрудник находится в отпуске, на больничном или на длительных праздниках, сроки действия его документов продолжают идти и могут закончиться. Он может выехать из страны и получить новые документы и т.д. Чтобы работодатель не получил штраф, после отпуска иностранного сотрудника у него также необходимо проверить все документы. И внести изменения при необходимости.
Примечание редакции: патент безвизового иностранца должен быть оплачен всегда, даже в праздники. Если это не проконтролировать, то работодатель получит штраф. Подробнее об этом читайте в статье «Патент не оплачен в новогодние праздники»
О приеме и увольнении иностранца должно знать МВД. Поэтому кадровый сотрудник в компании должен подавать по всем иностранцам уведомления в МВД.
И делать это нужно: в срок, по актуальной форме и правильно заполнив уведомление.
Если иностранец – высококвалифицированный специалист, ежеквартально необходимо подавать уведомление о том, что зарплата ему выплачена в полном объеме.
Если компания - принимающая сторона и предоставляет иностранцам жилье, то потребуется еще вовремя ставить иностранцев на миграционный учет, продлевать его и снимать с учета.
Если компания - приглашающая сторона, то уже практически все документы за себя и за иностранного сотрудника будет подавать специалист компании.
Примечание редакции: подробнее о том, как подавать уведомления о приеме и увольнении иностранцев, читайте в статье «Уведомление о приеме иностранных граждан в МВД» «Уведомление о расторжении договора с иностранным гражданином (пошаговая инструкция)»
На плечи кадровых сотрудников, которые помимо россиян, работают еще и с иностранцами, ложится дополнительная нагрузка. И дополнительные моменты, которые необходимо принимать во внимание. В попытках все успеть и проконтролировать, кадровые сотрудники могут не увидеть варианты того, как можно упростить свою работу.
Но есть несколько вариантов упрощения работы с иностранцами:
Оформление сотрудникам РВП или ВНЖ снимает необходимость контроля оплаты чеков по патенту, полисов медицинского страхования и даже оформления разрешения на привлечение, виз и разрешений на работу.
Например, граждане Украины, Молдовы, Казахстана могут получить РВП просто по факту гражданства. А иностранцы, которые соответствуют основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 8 ФЗ №115 от 25.07.2002, могут получить сразу ВНЖ.
Примечание редакции: подробнее об этом читайте в статье "Какой документ можно оформить сотруднику, чтобы упростить себе работу".
Например, МВД планирует ввести единую систему контроля иностранцев в России. В ней можно будет проверить наличие и сроки документов иностранцев.
Примечание редакции: подробнее о законопроекте читайте в статье «Цифровизации в миграционной сфере – зачем»
А сейчас можно использовать те системы, которые есть. Систему напоминаний в телефоне или календаре, таблицы эксель с формулами и т.д. В нашей компании мы разработали собственную систему автоматического контроля, доступ к которой мы предоставляем своим клиентам.
Примечание редакции: подробнее о вариантах, читайте статью "Контроль срока действия разрешительных документов".
Компанию штрафуют не только за прием, но и просто за допуск к работе иностранцев без документов, с просроченными или неверными документами. Но если иностранцев много или они далеко, то самому специалисту сложно все проверять самому. Поэтому и нужно организовать такую систему, при которой уже прямые руководители иностранцев легко смогут определять тех из них, кого нельзя пускать. И отправлять их в отдел кадров.
Примечание редакции: подробно о том, какие есть варианты организации такого допуска иностранцев к работе, читайте в статье «4 варианта организации допуска к работе иностранцев».
Чтобы упростить работу с документами иностранцев, можно использовать современные инструменты. Например, Google Docs.
Примечание редакции: подробнее об этом инструменте читайте в статье «Google в помощь»
Этот вариант позволяет доверить всю работу с иностранцами специалистам с многолетним опытом работы, знанием всех необходимых законов и умением в крайних случаях общаться с миграционными службами и отстаивать интересы компании в суде. При этом такая система не предполагает вывода иностранцев за штат компании. Поскольку "вывод за штат" - это очень серая схема, которая ответственности не снимает, а риски и ограничения имеет.
Примечание редакции: статьи о выводе за штат с помощью аутстаффинга вы найдете по тегу "аутстаффинг" на нашем портале.
Наши специалисты могут взять на себя всю работу с иностранными сотрудниками. Подробнее о миграционном сопровождении в нашей компании читайте на сайте "Отдела миграционного сопровождения".
Высококвалифицированные специалисты (ВКС) имеют ряд послаблений и бонусов при трудоустройстве и въезде в Россию. Но как и обычным визовым иностранцам, им тоже требуется разрешение на работу. И оно может быть аннулировано.
Чтобы миграционные центры могли качественно, быстро и без ошибок оказывать услуги большому количеству клиентов, можно использовать специальные информационные решения.
Чтобы правильно принять на работу иностранца, работодатель должен знать и учитывать все нюансы требований миграционного законодательства. За каждое нарушение при трудоустройстве и дальнейшей работе с иностранными гражданами организация или ИП рискуют получить штрафы.
Трудовой патент дает иностранцу возможность работать в России. Но вместе с тем, он предусматривает ряд ограничений для трудоустройства. Одно из них - это работа только по той профессии, которая указана в разрешительном документе.
Чтобы взять на работу обычного визового иностранца, в большинстве случаев компании нужно получать квоту на привлечение иностранных граждан.
Требование о прохождении медицинского освидетельствования распространяется на большинство иностранных граждан, которые приехали в Россию на длительный срок. И хотя это процедура несложная, есть ряд нюансов, которые важно учитывать.
Все иностранцы, приезжающие в Россию работать, должны быть зарегистрированы в МВД по месту пребывания. Но сроки постановки на учет будут отличаться в зависимости от категории иностранцев.
Прием иностранного работника в компанию - ответственный процесс. Чтобы не столкнуться с нарушениями, работодателю важно знать, какие именно документы запрашивать у будущего сотрудника.
Иностранный сотрудник платит налоги дважды: авансом, когда вносит платеж по патенту, и по факту работы, когда налог с зарплаты удерживает работодатель. Избежать этого можно с помощью возмещения НДФЛ работодателем.
Работодателям, которые привлекают к работе высококвалифицированных специалистов, нужно каждый квартал подавать уведомления в МВД о выплаченной работнику зарплате. Как и для уведомлений о заключении или расторжении договора с иностранцем, бланки уведомления о зарплате ВКС также важно заполнять без ошибок, чтобы не получить штраф.