Уведомление о приеме на работу иностранных граждан в МВД

Каждый работодатель, привлекающий иностранную рабочую силу должен уведомить об этом миграционные органы.

В уведомлении о заключении договора с иностранцем указываются сведения о каждом иностранном работнике в отдельности.

Подробный порядок подачи уведомления о заключении договора с иностранцем прописан в Приложении N 9 к приказу МВД России от 30.07.2020 N 536:

1. Работодатель заключает трудовой или гражданско-правовой договор с иностранцем.
2. Заполняет бланк уведомления о заключении договора разборчиво без сокращений, помарок или зачеркиваний.
3. Уведомление, состоящие из двух и более листов, нужно прошить и пронумеровать.
4. В течение 3х рабочих дней с даты заключения договора нужно направить уведомление в МВД.
5. Далее действия имеют разницу в зависимости от того, куда подается уведомление:

• Через почту: дождаться прихода уведомления о вручении письма инспектору МВД.
• Напрямую в МВД: получить справку о приеме уведомления о заключении трудового или гражданско-правового договора с иностранцем;
• Через портал Госуслуг.

6. Вложить в личное дело иностранца справку или уведомление, как подтверждение поданного уведомления.

Важно: при подаче уведомления непосредственно в МВД инспектор проверяет правильность заполнения данных в уведомлении. Но инспектор НЕ ОБЯЗАН указывать на ошибки или отказывать в приеме уведомления с ошибками. Он примет уведомление, даже если будут найдены ошибки. Может и не принять, но не обязан.

Поэтому, если инспектор указывает на ошибки или отказывается принимать уведомления из-за того, что оно заполнено неправильно или по старой форме, то это огромный плюс. В этом случае можно все исправить и подать заново. Потому что наказание в отношении уведомлений о заключении договора не только за неподачу, но и за нарушение формы и порядка уведомления, куда это входит.

Подробнее об этом в статье «Уведомление о заключении договора с иностранцем».

Административный регламент подачи уведомления о заключении трудового договора прописан в приказе МВД России от 30.07.2020 N 536 и описывает требования к форме и порядку уведомления, а также порядок действий инспекторов при приеме уведомления.

Подать в МВД уведомление о заключении трудового договора необходимо не позднее 3 рабочих дней со дня подписания трудового или гражданско-правового договора с этим иностранцем.

1. Заполненный бланк уведомления о приеме на работу; 
2.  Документы юридического лица:

• Доверенность от компании – работодателя на лицо, которое подает уведомление,

• Паспорт сотрудника, подающего уведомление.

3. Копии документов иностранного гражданина – зависят от гражданства и правового статуса иностранца.

Работодателю необходимо не только успеть подать уведомление о приеме иностранца на работу в установленные законом сроки, но также использовать актуальную форму уведомления, заполненную с учетом всех требований.

Посмотреть образец заполнения и актуальный бланк приема на работу иностранного гражданина можно на нашем сайте. Последний раз форма изменялась с 1 января 2024 года.

Требования к заполнению уведомления:

• Уведомление может быть заполнено от руки или с помощью компьютера на русском языке;
• При заполнении нельзя: зачеркивать и исправлять написанное, а также использовать сокращения слов и аббревиатур, кроме официальных;
• 1 уведомление - 1 иностранный гражданин;
• В уведомлении должны быть заполнены все поля.

Есть еще особенности заполнения уведомления ФМС о заключении договора в зависимости от гражданства и правового статуса иностранного гражданина. Подробно об особенностях заполнения уведомления именно вашего иностранного сотрудника узнайте с помощью Умного поиска на нашем сайте.

Поскольку в уведомлении запрещены сокращения, то часто случается, что какая-то информация просто не помещается в нужные клеточки. В этом случае разработана форма дополнительных листов, куда вносятся необходимые данные.

Особенности заполнения дополнительных листов:

• Поскольку форма едина, сначала необходимо указать к какому именно уведомлению принадлежит этот дополнительный лист.
• Далее указываются данные иностранного гражданина, в уведомление по которому не влезли данные.
• В свободных стоках необходимо написать информацию, которая не влезла.
• Затем указывается порядковый номер того поля, куда не поместилась информация. А рядом прописывается наименование этого поля.
• Заполняются все поля, по которым не хватило ячеек. В конце каждого дополнительного листа дублируется информация из уведомления о руководителе организации и данные в случае подачи по доверенности представителем.

Если уведомление МВД (ФМС) о заключении договора занимает больше двух листов, то, по правилам МВД, их необходимо сшивать.

Листы прошиваются нитками вдоль левого края листа.  

На задней стороне последнего листа в место, где лист прошит, поверх наклеивается небольшой белый листок. Это делается для того, чтобы лист невозможно было заменить или убрать.  

Поверх этого листка пишется «Прошито и пронумеровано (номер) страниц, генеральный директор (подпись)». Поверх ставится печать, которая занимает и белый лист, наклеенный сверху, и последний лист уведомления.

Уведомление о заключении трудового договора с иностранцем можно подать 3 способами:

1. Лично в УВМ ГУ МВД;

Заполненный бланк уведомления с полным пакетом документов подается в отдел по вопросам трудовой миграции, на территории которого иностранец будет работать.

2. Через почту;

Заполненный бланк уведомления отправляется почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении в отдел по вопросам трудовой миграции, на территории которого иностранец будет работать.

3. Через портал Госуслуг;

При направлении уведомления в электронной форме от работодателя потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. Такой вариант уведомление ФМС (сейчас МВД) работает не во всех регионах.

Подтверждением поданного уведомления для работодателя является:

• Справка о приеме уведомления о заключении договора с иностранным гражданином с присвоенным ему регистрационным номером и датой приема уведомления (если уведомление подается лично в УВМ ГУ МВД);
• Электронное сообщение о приеме уведомления о заключении договора (при подаче уведомления в электронной форме);
• Вернувшееся уведомление о вручении с отметкой инспектора о приеме (при подаче уведомления через почту).