Заполнение уведомления о приеме иностранца

Работодатели иностранных граждан и заказчики услуг должны заполнять уведомление о работе иностранца дважды: в начале и в конце трудовых или гражданско-правовых отношений . Важно сделать это не только вовремя, но и без ошибок.

Получить консультацию миграционного юриста

Правила заполнения уведомления о приеме

Чтобы заполнить бланки без ошибок, нужно учесть следующие требования к оформлению уведомления:

• Использовать только действующую форму бланка;
• Если нужно уведомить сразу о нескольких иностранцах, то на каждого заполняется отдельный бланк;
• Нельзя изменять форму бланка, в том числе добавлять/убирать поля и клеточки;
• Допускать исправления, зачеркивания и сокращения запрещено;
• Если места недостаточно, нужно взять дополнительные листы, их рекомендуемая форма тоже утверждена, поэтому лучше использовать ее;
• После заполнения все листы нужно сшить, пронумеровать и заверить.

Помимо вышеописанных правил, нужно помнить, что для каждой категории иностранцев есть свои особенности заполнения отдельных пунктов. Например, п. 3.1. в уведомлении о приеме на работу иностранца с патентом или разрешением на работу заполнять не нужно.

Примечание редакции: с правилами заполнения уведомления о расторжении договора с иностранцем можно ознакомиться в нашей Базе Знаний.

С января 2024 года нужно использовать новую форму уведомления. Она приведена в Приказе МВД России от 30 июля 2020 г. N 536 (в редакции от 22.11.2023 г.) Полный перечень требований к подаче уведомления также описан в этом приказе.

Часто случается, что работодатель подает уведомление в МВД с ошибками. Они могут произойти как по незнанию, так и по невнимательности сотрудника компании.

Ответственность работодателя за нарушения при заполнении

Если в ходе проверки поданного уведомления будет обнаружено любое нарушение правил заполнения, работодатель получит:

• штраф от 400 тыс. рублей до 1 млн рублей,
• либо приостановку деятельности компании - до 90 суток (ч. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

Суды регулярно выносят решения о назначении штрафов за подобные нарушения. Пример таких наказаний мы периодически разбираем в наших статьях. Например, в статье о деле про не прошитое уведомление, работодатель получил штраф ниже минимального - в 200 тыс. рублей. А в другой статье, где разбиралось дело об отсутствии нумерации на листах уведомления, работодателю удалось добиться предупреждения вместо штрафа. Но предупреждение можно получить только за первый случай нарушения: если у работодателя уже были предупреждения в прошлом за подобные нарушения, то будет штраф.

Риск сделать ошибку может быть выше, если:

• В компании нет штатной должности миграционного специалиста;
• Документами иностранца занимается другой работник, который совмещает миграционные задачи с работой бухгалтера, кадровика или даже руководителя компании.

Ведение документации иностранных граждан, включая заполнение уведомления о приеме иностранного гражданина и его подачу, аудит документов и контроль за сроками их действия можно передать сторонним миграционным специалистам. Юристы компании “Отдел миграционного сопровождения” помогают выполнять все эти обязанности работодателям по всей России. Подробнее о заключении такого договора можно узнать на сайте компании.