Работодатель иностранца допустил ошибку в уведомлении: что делать?

В рамках сотрудничества с иностранным гражданином работодатель обязан подавать уведомления в МВД. Основные из них, которые должны отправлять все наниматели иностранцев – это подтверждающие факт заключения или расторжения договора. 

Организации, предоставляющие трудовым мигрантам жилье (принимающая сторона), также уведомляют ведомство о прибытии и убытии иностранцев. Работодатели высококвалифицированных иностранных специалистов подают в МВД еще и уведомление о выплате заработной платы.

В данной статье мы остановимся на основных ошибках, которые совершают организации при подаче уведомлений, и разберем алгоритм действий в случае их допущения.

Основные ошибки в уведомлениях

Перечислим наиболее распространенные нарушения работодателей при подаче уведомлений.

• Неверный орган подачи

Частое заблуждение состоит в том, что работодатель выбирает в качестве органа подачи отделение МВД, основываясь на юридическом адресе компании. Дело в том, что уведомление необходимо направлять в отделение по месту фактического осуществления мигрантом трудовой деятельности. А юридический адрес организации не всегда совпадает с ним.

• Использование устаревших бланков

Формы бланков уведомлений достаточно часто меняются: добавляются одни поля и удаляются другие, поэтому в интернете можно встретить несколько разных версий. Когда такой заполненный бланк попадает МВД, ведомство расценивает это как довольно серьезную ошибку.
Если вы скачиваете бланк из интернета, то выбирайте достоверные источники вроде информационно-правового портала “Гарант.ру” или системы “КонсультантПлюс”.

• Несоблюдение сроков

Часто организации неправильно рассчитывают сроки при подаче уведомлений.
При заключении/расторжении договора у работодателя есть 3 рабочих дня, чтобы предоставить документ об этом. Уведомления о прибытии/убытии требуется подать в течение 7 рабочих дней. Документ о подтверждении выплаты заработной платы высококвалифицированному специалисту должен быть отправлен не позднее последнего рабочего дня месяца, следующего за отчетным кварталом.

• Пропуск полей бланка

Случается, что работодатель не заполняет некоторые поля бланка уведомления, которые ему по какой-то причине кажутся неважными. Действительно, не всегда необходимо заполнять все поля. Например, если сотрудник работает не на основании патента или разрешения на работу, а на основании какой-то нормы закона, то вполне оправданно отсутствие информации в полях о патенте. Однако в целом в уведомлении должны быть заполнены все предусмотренные поля.

• Неуместные сокращения

Строго говоря, административным регламентом сокращения допускаются, но только общепринятые. А вот что считается общепринятым сокращением, что – нет, с точки зрения МВД, предугадать сложно. В связи с этим самый безопасный вариант – это и вовсе избегать сокращений.

• Некорректный перенос данных

Если при заполнении бланка документа какие-то данные не умещаются, то не стоит добавлять дополнительные строки. Также не рекомендуется добавлять в одну клетку сразу несколько символов. Для этого вы можете использовать дополнительный лист, который прошивается вместе с уведомлением.

• Неправильная прошивка документа

При прошивке уведомления необходимо использовать нить и пломбирующую наклейку. Не используйте при этом степлер, а также не оставляйте уведомление вовсе не сшитым. Это тоже грубая ошибка.

Почему мы так подробно останавливаемся на ошибках? При их выявлении работодателю грозят довольно крупные штрафы от 400 тыс. до 1 млн руб. в зависимости от региона или приостановка деятельности продолжительностью до 90 суток. Подробнее ознакомиться с ответственностью за упущения при заполнении и отправке уведомлений можно в ч.ч. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ.

Действия при обнаружении ошибки

Теперь разберемся в том, что предпринять, если работодатель иностранца отправил уведомление с ошибкой и позднее обнаружил это.

Если уведомление было отправлено почтой, то есть шанс, что оно еще не успело дойти до МВД. В таком случае можно прийти в почтовое отделение и написать заявление об отзыве уведомления. Затем следует перенести дату заключения или расторжения договора и подать уведомление заново в установленный срок и корректно заполненное.

При отправке документа через портал “Госуслуги” в случае обнаружения ошибки вам вернут его без каких-либо штрафных санкций. Однако неизвестно, как долго эта практика будет продолжаться. После возвращения уведомления вам необходимо устранить недочеты, заполнив его заново, при этом следует уложиться в срок 3 рабочих дня с даты заключения договора.

В случае обнаружения ошибки инспектором во время личной подачи обычно его возвращают с рекомендацией о ее устранении.

Если уведомление с ошибкой уже поступило в МВД, и ведомство его приняло и обработало, то уже ничего нельзя поделать. Если ошибка прошла незамеченной, то риск того, что ее выявят в дальнейшем, невелик.

Однако он есть, поэтому можно заново заключить или расторгнуть договор с иностранцем и повторно подать уведомления без недочетов. При проверке с большей долей вероятности инспектор будет изучать самое последнее (актуальное) уведомление, в котором вы все корректно заполнили. Иногда при проверках могут проверять историю всех уведомлений. Если обнаружат ошибку, то компанию оштрафуют.

Важный момент: штраф единовременно накладывается суммарно за все уведомления. То есть даже если у вас, допустим, было подано 20 неверных уведомлений, а проверка обнаружила это при одном выезде, то штраф будет назначен как за 1 уведомление.
Также следует понимать, что срок давности привлечения к ответственности составляет год с последнего возможного дня подачи уведомления.