Документы иностранных сотрудников

Личные дела иностранных граждан содержат куда больше документов, чем дела российских сотрудников, а обращаться к ним приходится гораздо чаще.

Получить консультацию миграционного специалиста

Личные дела иностранных граждан

Содержимое личного дела иностранного сотрудника будет зависеть от того, к какой категории он относится. Базово можно различить 3 категории иностранцев - по их правовому статусу:

1. постоянно проживающие;
2. временно проживающие;
3. временно пребывающие.

Но последняя категория подразделяется еще на несколько - в зависимости от гражданства, документов и даже формы обучения. Подробнее о категориях иностранных сотрудников пишите в моей статье "Виды трудовых мигрантов в 2023 году". 

Например, содержимое личного дела иностранца с патентом может выглядеть следующим образом:

1. Копия паспорта иностранного гражданина;
2. Нотариальный перевод паспорта;
3. Копия миграционной карты;
4. Копия миграционного учета;
5. Копия патента на работу;
6. Копии квитанций о внесении авансовых платежей по патенту;
7. Копия дактилоскопической карты;
8. Копия полиса добровольного медицинского страхования или обязательного медицинского страхования;
9. Копия медицинского заключения;
10. Справка о наличии антител к кори или сведения о вакцинации от кори;
11. Копия ИНН;
12. Копия СНИЛС;
13. Заявление о приеме на работу;
14. Согласие на обработку персональных данных работника;
15. Приказ о приеме на работу;
16. Трудовой договор;
17. Копия трудовой книжки;
18. Уведомление о заключении договора с иностранцем, с подтверждением подачи в МВД.

Примечание редакции: более подробно о личных делах разных категорий сотрудников вы можете прочитать в статье "Личное дело иностранного сотрудника - ваше личное дело".

Во время работы иностранца его личное дело будет расти: он будет оплачивать патент, продлевать его и миграционный учет, возможно его придется отстранять и снова допускать к работе и т.д.

Наличие личного дела иностранца - это защита работодателя при миграционной проверке, если ведется правильно.

Систематизированное хранение, быстрый доступ к личным делам иностранных граждан из любой точки мира и легкий поиск нужной информации - это то, что дает своим пользователям наша программа "Мигрант-онлайн". Она содержит электронный архив всех документов по всем сотрудникам, и при этом специалисту не нужно перерывать бумажные папки в поисках нужной информации, о том, когда заканчивается патента определенного сотрудника, например. Вся информация доступна в пару кликов.

Кроме того наша программа уже прошла проверку при взаимодействии с МВД, когда во время проверки при запросе инспектором МВД документов по сотруднику, миграционный специалист просто открыла программу и показала загруженные сканкопии всех документов этого иностранца. И проверка завершилась очень быстро и без штрафов для компании.

Такое стало возможно, потому что программа не просто хранит документы и создает электронный архив иностранных сотрудников, но и заранее предупреждает об окончании документов, в результате чего иностранцы вовремя продлевают документы, оплачиваются патенты, а если срок упущен, то их просто не допускают от работы.

Получить информацию о том, кто из иностранцев должен оплатить патент на этой неделе, можно в 2 клика, а потом прислать списки их руководителю или самостоятельно позвонить и напомнить об оплате иностранцам, смотря как это принято в компании. В указанный срок получить квитанции от иностранцев, загрузить их в программу и срок действия патента обновится, а задача пропадет из списка специалиста.

И проверить это может не только сам миграционный специалист, но и любой другой сотрудник, если специалист в отпуске или на больничном. О том, как программа помогает передать миграционные дела в такой ситуации, читайте в моей статье "Передача дел кадровика-специалиста по миграционным вопросам". 

Если вы хотите, чтобы и в вашей компании документы иностранных работников хранились в удобной форме и находились под постоянным автоматизированным контролем, попробуйте "Мигрант-онлайн". Узнать о нем больше и получить доступ можно на сайте " Мигрант-онлайн".