Контроль срока действия документов иностранца

Работодатель обязан контролировать сроки действия документов иностранца. Но делать это можно разными способами.

Получить консультацию миграционного специалиста

Срок действия документов иностранного гражданина

Разные документы иностранных граждан имеют разный срок действия и по разному продлеваются. Подробнее читайте в моей статье "Сроки действия документов иностранных граждан". При этом на работодателе или заказчике услуг лежит ответственность за соблюдение правил привлечения иностранцев к трудовой деятельности, среди которых, как раз, ответственность за допуск к работе иностранца без действующих документов.

Конечно, не все документы попадают под обязательный контроль работодателя. Например, с 2023 года не нужно больше контролировать наличие и срок действия полиса добровольного медицинского страхования у всех сотрудников, кроме высококвалифицированных специалистов. Тем не менее, если у сотрудника не окажется необходимого документа, то это может привести к штрафу для сотрудника, к выдворению из России с запретом на въезда, а значит, к потере обученного сотрудника для работодателя. Поэтому разбираться во всех документах и контролировать их наличие и сроки действия - в интересах работодателя. Но делать это можно разным способом.

Способы контроля срока действия документов иностранца

В своей практике мы встречали следующие варианты контроля документов у иностранцев:

1. Ручной контроль на бумаге - в блокноте, ежедневнике, настенном или настольном календаре;
2. Ручной контроль документов в электронном виде - таблицы на компьютере, напоминания в телефоне, приложения для постановки задач;
3. Автоматизированный контроль с помощью специализированных электронных или интернет-систем учета иностранцев. Например, с помощью нашей программы на базе 1С - " Мигрант-онлайн".

Первые два варианта сравнительно дешевы, но требуют большого внимания и ответственности сотрудника, который такой контроль ведет. Третий вариант сильно зависит от того, какую именно программу использует компания - и в плане функционала, и в плане стоимости. Детально я разбирала их в статье "Как контролировать сроки действия документов иностранных граждан".

Какой бы вариант не был выбран, важно, чтобы он был. Самый высокий риск нарушения в тех компаниях и у ИП, которые не проверяют и не контролируют документы иностранцев, которые у них работают. И особенно у тех, кто не оформляет с ними никаких договоров, считая, что без письменного договора они не несут за иностранца ответственности.

Примечание редакции: примеры судебных дел вы найдете в статьях "Отсутствие трудового договора не освобождает от ответственности",  "Отсутствие договора не означает отсутствие ответственности" и "Отсутствие договора не исключает трудовых отношений и ответственности".