Как контролировать сроки действия документов иностранных граждан

Документы иностранных граждан имеют сроки действия, которые должен контролировать и сам иностранец, и его работодатель. И делать это можно разными способами.

Получить консультацию миграционного специалиста

Проверка документов иностранных граждан

При приеме на работу работодатель должен проверить документы иностранных граждан на наличие, подлинность, действительность и соответствие будущей работе.

Для разных категорий иностранных граждан комплекты документов будут свои. Соответственно, и количество документов, которые потребуется проверить будут отличаться. Так для иностранца с видом на жительство (ВНЖ) комплект документов будет в три раза меньше, чем для иностранца с патентом.

Но помимо проверки до приема, документы уже принятого на работу иностранца нужно контролировать. Самая сложная для контроля документов категория иностранцев - это иностранцы с патентом, поскольку срок действия их патента продлевается верно внесенными авансовыми платежами. Но на практике сложности возникают и другими категориями, просто потому, что из-за того, что срок действия их документов длинный, то их просто забывают проверить. Например, виды на жительство, выданные до 2019 года, еще имеют срок действия. И иностранец, и его работодатель могут просто упустить момент, когда нужно заменить срочный ВНЖ на бессрочный.

Чтобы ничего не упустить, каждый миграционный специалист выбирает свой способ контроля иностранных документов.

Контроль документов иностранцев

Есть несколько популярных способов. Рассмотрим их плюсы и минусы.

Контроль документов на бумаге - в блокноте, ежедневнике, календаре:

• Плюсы:

• стоимость: цена блокнота или ежедневника;
• удобен для тех, кто привык работать на бумаге;
• можно использовать для планирования работы: выписать задачи на конкретные дни на месяц вперед, указать все необходимые комментарии,
• можно передать другому сотруднику или оставлять на рабочем месте, чтобы в случае непредвиденного невыхода на работу, кто-то другой знал, какие задачи нужно сделать.

• Минусы:

• полностью ручное планирование: если что-то изменится в документах, можно забыть вычеркнуть какую-то задачу и тогда придется делать лишние действия,
• низкая мобильность: тяжело носить с собой, а если оставлять на работе, то нельзя проверить информацию и свериться в других местах;
• риск потери информации: если потерять блокнот, залить его чаем или кофе, то информация будет утрачена;
• сложная передача: другой сотрудник может не разобраться в записях и придется все равно координировать его в ручном режиме;
• отсутствие единой картины: сложно оценить степень загрузки специалиста в какой-либо период, что позволило бы заранее выполнить часть задач и избежать перегруза. Например, когда в одну неделю потребуется продлить большое количество патентов, и в это же время сдать бухгалтерские отчеты.

Контроль документов в электронном виде - эксель на компьютере, напоминания в телефоне, задачники для постановки задач:

• Плюсы:

• стоимость - бесплатно или почти, зависит от выбранных программ и приложений;
• можно создать электронный архив всех документов и сверяться с ним при необходимости;
• можно создать таблицу эксель, в которой нет ограничений на количество иностранцев и их документов;
• в таблице легче находить информацию по нужному иностранцу или его документу;
• можно делать сортировки по документам и их срокам действия и выписывать задачи на продление;
• можно ставить напоминания в телефоне о том, когда и каким документом нужно заняться;
• можно ставить задачи на любой срок вперед, которые не потеряются и не забудутся;
• можно сделать шаблоны бланков и уведомлений, в которых нужно менять только данные иностранца;

• Минусы:

• частично ручное планирование: задачи и напоминания будут выскакивать сами, но их нужно заранее поставить и распределить;
• средняя мобильность: контроль фактически ведется в трех разных приложениях, которые не синхронизированы между собой, поэтому этим нужно заниматься вручную;
• риск потери информации: частичной - если программа сбоит (завис компьютер, поехали формулы и т.д.) или полной - если компьютер сломался.
• риск упустить из виду что-либо из-за сбоев формул, а значит, допустить ситуацию, когда кто-то из иностранцев находится на работе без документов, или заполнить уведомление из шаблона, который сделан на устаревшей форме бланка;
• средний уровень сложности при передаче: не нужно разбираться в почерке, есть шаблоны, но все еще нужны пояснения и нет доступа к личным напоминаниям и задачам.

Контроль через автоматизированные системы учета иностранцев:

• Плюсы (зависят от конкретной системы, но мы возьмем максимально доступный вариант):

• Хранение данных в облаке, что исключает их потерю при поломке компьютера;
• Автоматизированное заполнение актуальных бланков, уведомлений и других шаблонов документов, которые регулярно обновляются;
• Создание архива личных дел по всем иностранным сотрудникам, с возможностью подгружать копии документов;
• Автоматический контроль срока действия всех документов, которые загружены в систему, с индикацией тех, чьи сроки подходят к концу или истекли;
• Автоматическое создание задач на продление или оформление документов и их удаление при загрузке обновленного документа;
• Наличие подсказок, которые позволяют даже не специалисту правильно начать работать с программой;
• Индивидуальные комплекты документов для разных категорий иностранцев;
• Доступ с любого устройства и места при наличии подключения к интернету;
• Рассылка напоминаний на почту или телефон при изменении статуса документов.

• Минусы:

• Стоимость: высокая - при самостоятельной разработке, в остальных случаях зависит от конкретного разработчика системы;
• Возможности зависят от конкретной системы, могут не решать всех задач;
• Требуется предварительное обучение работе с системой;
• Нужно правильно выбрать систему, чтобы она регулярно обновлялась и дорабатывалась;
• Может потребоваться установка дополнительного ПО, но это зависит от программы.

На наш взгляд, самый низкий риск ошибки и пропуска сроков действия документов, будет именно при контроле документов с помощью автоматизированных систем, поскольку программа контролирует все сама, создает задачи и отправляет напоминания. Главное - правильно подобрать программу, которая закроет большинство задач миграционного специалиста в компании.

Ознакомиться с одним из вариантов программ учета, а именно нашей разработкой "Мигрант-Онлайн", можно, позвонив по телефону 8 812 443-51-30.