Личное дело иностранного сотрудника - ваше личное дело

Закон не обязывает работодателя вести личное дело сотрудника, но в случае с устройством на работу мигрантов, личное дело - скорее помощник, нежели обуза

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника - это документы, которые содержат сведения о сотруднике и о его работе в компании. Законодательство не диктует прямо необходимость ведения личных дел сотрудников, кроме госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), но в случае приема на работу иностранцев личное дело мигранта - скорее не обуза, а помощь. Ведь составив список необходимых бумаг и собрав их в одном месте, гораздо проще контролировать наличие того или иного документа, а также срок его действия.

Какие документы иностранца должны быть на руках у работодателя.

Составляем личное дело иностранного работника

Общие документы, которые для российских, так и для иностранных сотрудников:

• Заявление о приеме на работу;
• Копия приказа о приеме на работу;
• Личная карточка работника по форме Т2;
• Копия трудовой книжки (если нет, ее нужно будет завести). Сама трудовая книжка должна храниться как документ строгой отчетности в особых условиях, например, в сейфе. Выдается трудовая книжка ответственному сотруднику по специальной заявке;
• Копии СНИЛС и ИНН (если их нет - необходимо оформить);
• Трудовой договор и все доп.соглашения к нему;

Специальные документы, общие для всех иностранных работников:

• Подтверждение, что уведомления о приеме на работу было подано в МВД: справка о приеме уведомления или вернувшийся бланк уведомления о вручении заказного письма с уведомлением в МВД;
• Справка о прививке от кори или заявление об отказе от вакцинации;
• если необходимы, то копии легализованных документов об образовании с переводом, если они не на русском языке.
• Личная медицинская книжка, если необходима: например, при приеме на работу в систему общепита; Копия водительского удостоверения - если работа связана с управлением транспортом.

Для постоянно проживающих иностранных сотрудников:

• Копия паспорта;
• Копия вида на жительство;
• Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.

Для временно проживающего иностранного работника:

• Копия паспорта;
• Копия страницы с печатью об РВП;
• Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.

Для временно пребывающего безвизового иностранца:

• Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
• Копия патента и всех авансовый налоговых платежей по нему;
• Копия миграционной карты с целью въезда "Работа";
• Копия миграционного учёта;
• Копия полиса ДМС.

Для временно пребывающего гражданина ЕАЭС:

• Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
• Копия миграционной карты с целью въезда "Работа" (кроме белорусов);
• Копия миграционного учёта;
• Копия полиса ДМС или ОМС (кроме белорусов).

Для временно пребывающего визового иностранца:

• Копия разрешения на привлечение иностранной рабочей силы;
• Копия паспорта с рабочей визой и нотариального перевода;
• Копия разрешения на работу;
• Копия миграционного учета;
• Копия полиса ДМС;
• Копия миграционной карты с целью въезда "Работа".

Для высококвалифицированного специалиста:

• Копия паспорта и его нотариальный перевод;
• Копия рабочей визы (для визового ВКС);
• Копия разрешения на работу ВКС;
• Копия вида на жительство ВКС (при наличии);
• Копия регистрации по месту жительства или миграционного учета;
• Копия миграционной карты с целью въезда "Работа ";
• Копия полиса ДМС.

Для беженцев и имеющих временное убежище:

• Копия удостоверения беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища;
• Копия миграционного учета;
• Копии полисов обязательного или добровольного медицинского страхования.

Кроме перечисленных документов в личное дело могут быть включены должностные инструкции, справка и наличие или отсутствии судимости, договор о материальной ответственности и другие документы. Каждое предприятие может добавлять свои документы в зависимости от необходимости.

Хранение личных дел иностранных граждан

Личные дела иностранных граждан должны храниться у сотрудника, который их ведет и формирует. Например, у сотрудника кадрового отдела. Так как документы, содержащиеся в личном деле носят конфиденциальный характер, личные дела работников необходимо хранить в сейфе или в другом месте, недоступном для посторонних. После увольнения сотрудника в личное дело должно добавиться два документа - заявление на увольнение и копия приказа об увольнении, а также подтверждение подачи уведомления о расторжении договора. В день увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Есть много дополнительных правил, касающихся хранения и закрытия личных дел. Их мы опишем в следующих статьях.

За и против

Итак - заводить личное дело на иностранного сотрудника или нет - это ваше личное дело. Но когда все документы собраны в одном месте, их гораздо проще отслеживать и проверять. Так что стоит хотя бы попробовать.

Если вам нужна консультация, как лучше поступить, то вы можете заказать консультацию наших экспертов. Условия и стоимость вы найдете на сайте " Альянс - Трудовая миграция".