Уведомления о работе от иностранца с патентом станут обязательными с 2024 года.
Личное дело иностранного сотрудника - ваше личное дело
Закон не обязывает работодателя вести личное дело сотрудника, но в случае с устройством на работу мигрантов, личное дело - скорее помощник, нежели обуза

Что такое личное дело
Личное дело сотрудника - это документы, которые содержат сведения о сотруднике и о его работе в компании. Законодательство не диктует прямо необходимость ведения личных дел сотрудников, кроме госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), но в случае приема на работу иностранцев личное дело мигранта - скорее не обуза, а помощь. Ведь составив список необходимых бумаг и собрав их в одном месте, гораздо проще контролировать наличие того или иного документа, а также срок его действия.
Какие документы иностранца должны быть на руках у работодателя.
Составляем личное дело иностранного работника
Общие документы, которые для российских, так и для иностранных сотрудников:
-
Заявление о приеме на работу;
-
Копия приказа о приеме на работу;
-
Личная карточка работника по форме Т2;
-
Копия трудовой книжки (если нет, ее нужно будет завести). Сама трудовая книжка должна храниться как документ строгой отчетности в особых условиях, например, в сейфе. Выдается трудовая книжка ответственному сотруднику по специальной заявке;
-
Копии СНИЛС и ИНН (если их нет - необходимо оформить);
-
Трудовой договор и все доп.соглашения к нему;
Специальные документы, общие для всех иностранных работников:
-
Подтверждение, что уведомления о приеме на работу было подано в МВД: справка о приеме уведомления или вернувшийся бланк уведомления о вручении заказного письма с уведомлением в МВД;
-
Справка о прививке от кори или заявление об отказе от вакцинации;
-
если необходимы, то копии легализованных документов об образовании с переводом, если они не на русском языке.
-
Личная медицинская книжка, если необходима: например, при приеме на работу в систему общепита; Копия водительского удостоверения - если работа связана с управлением транспортом.
Для постоянно проживающих иностранных сотрудников:
-
Копия паспорта;
-
Копия вида на жительство;
-
Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.
Для временно проживающего иностранного работника:
-
Копия паспорта;
-
Копия страницы с печатью об РВП;
-
Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.
Для временно пребывающего безвизового иностранца:
-
Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
-
Копия патента и всех авансовый налоговых платежей по нему;
-
Копия миграционной карты с целью въезда "Работа";
-
Копия миграционного учёта;
-
Копия полиса ДМС.
Для временно пребывающего гражданина ЕАЭС:
-
Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
-
Копия миграционной карты с целью въезда "Работа" (кроме белорусов);
-
Копия миграционного учёта;
-
Копия полиса ДМС или ОМС (кроме белорусов).
Для временно пребывающего визового иностранца:
-
Копия разрешения на привлечение иностранной рабочей силы;
-
Копия паспорта с рабочей визой и нотариального перевода;
-
Копия разрешения на работу;
-
Копия миграционного учета;
-
Копия полиса ДМС;
-
Копия миграционной карты с целью въезда "Работа".
Для высококвалифицированного специалиста:
-
Копия паспорта и его нотариальный перевод;
-
Копия рабочей визы (для визового ВКС);
-
Копия разрешения на работу ВКС;
-
Копия вида на жительство ВКС (при наличии);
-
Копия регистрации по месту жительства или миграционного учета;
-
Копия миграционной карты с целью въезда "Работа ";
-
Копия полиса ДМС.
Для беженцев и имеющих временное убежище:
-
Копия удостоверения беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища;
-
Копия миграционного учета;
-
Копии полисов обязательного или добровольного медицинского страхования.
Кроме перечисленных документов в личное дело могут быть включены должностные инструкции, справка и наличие или отсутствии судимости, договор о материальной ответственности и другие документы. Каждое предприятие может добавлять свои документы в зависимости от необходимости.
Хранение личных дел иностранных граждан

Личные дела иностранных граждан должны храниться у сотрудника, который их ведет и формирует. Например, у сотрудника кадрового отдела. Так как документы, содержащиеся в личном деле носят конфиденциальный характер, личные дела работников необходимо хранить в сейфе или в другом месте, недоступном для посторонних. После увольнения сотрудника в личное дело должно добавиться два документа - заявление на увольнение и копия приказа об увольнении, а также подтверждение подачи уведомления о расторжении договора. В день увольнения сотрудника личное дело закрывается.
Есть много дополнительных правил, касающихся хранения и закрытия личных дел. Их мы опишем в следующих статьях.
За и против
Итак - заводить личное дело на иностранного сотрудника или нет - это ваше личное дело. Но когда все документы собраны в одном месте, их гораздо проще отслеживать и проверять. Так что стоит хотя бы попробовать.
Если вам нужна консультация, как лучше поступить, то вы можете заказать консультацию наших экспертов. Условия и стоимость вы найдете на сайте " Альянс - Трудовая миграция".