Журнал «Миграционный эксперт»

Трудоустройство иностранца. Оформляем правильно

Трудоустройство иностранца. Оформляем правильно

Личное дело иностранного сотрудника - ваше личное дело

Закон не обязывает работодателя вести личное дело сотрудника, но в случае с устройством на работу мигрантов, личное дело - скорее помощник, нежели обуза

папки с личными делами

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника - это документы, которые содержат сведения о сотруднике и о его работе в компании. Законодательство не диктует прямо необходимость ведения личных дел сотрудников, кроме госслужащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), но в случае приема на работу иностранцев личное дело мигранта - скорее не обуза, а помощь. Ведь составив список необходимых бумаг и собрав их в одном месте, гораздо проще контролировать наличие того или иного документа, а также срок его действия.

Какие документы иностранца должны быть на руках у работодателя.

Составляем личное дело иностранного работника

снилс

Общие документы, которые для российских, так и для иностранных сотрудников:

  • Заявление о приеме на работу;
  • Копия приказа о приеме на работу;
  • Личная карточка работника по форме Т2;
  • Копия трудовой книжки (если нет, ее нужно будет завести). Сама трудовая книжка должна храниться как документ строгой отчетности в особых условиях, например, в сейфе. Выдается трудовая книжка ответственному сотруднику по специальной заявке;
  • Копии СНИЛС и ИНН (если их нет - необходимо оформить);
  • Трудовой договор и все доп.соглашения к нему;

Специальные документы, общие для всех иностранных работников:

  • Подтверждение, что уведомления о приеме на работу было подано в МВД: справка о приеме уведомления или вернувшийся бланк уведомления о вручении заказного письма с уведомлением в МВД;
  • Справка о прививке от кори или заявление об отказе от вакцинации;
  • если необходимы, то копии легализованных документов об образовании с переводом, если они не на русском языке.
  • Личная медицинская книжка, если необходима: например, при приеме на работу в систему общепита; Копия водительского удостоверения - если работа связана с управлением транспортом.

Для постоянно проживающих иностранных сотрудников:

  • Копия паспорта;
  • Копия вида на жительство;
  • Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.

Для временно проживающего иностранного работника:

  • Копия паспорта;
  • Копия страницы с печатью об РВП;
  • Копия страницы с печатью о регистрации по месту жительства или копия миграционного учёта.

Для временно пребывающего безвизового иностранца:

  • Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
  • Копия патента и всех авансовый налоговых платежей по нему;
  • Копия миграционной карты с целью въезда "Работа";
  • Копия миграционного учёта;
  • Копия полиса ДМС.

Для временно пребывающего гражданина ЕАЭС:

  • Копия паспорта и его нотариально заверенный перевод;
  • Копия миграционной карты с целью въезда "Работа" (кроме белорусов);
  • Копия миграционного учёта;
  • Копия полиса ДМС или ОМС (кроме белорусов).

Для временно пребывающего визового иностранца:

  • Копия разрешения на привлечение иностранной рабочей силы;
  • Копия паспорта с рабочей визой и нотариального перевода;
  • Копия разрешения на работу;
  • Копия миграционного учета;
  • Копия полиса ДМС;
  • Копия миграционной карты с целью въезда "Работа".

Для высококвалифицированного специалиста:

  • Копия паспорта и его нотариальный перевод;
  • Копия рабочей визы (для визового ВКС);
  • Копия разрешения на работу ВКС;
  • Копия вида на жительство ВКС (при наличии);
  • Копия регистрации по месту жительства или миграционного учета;
  • Копия миграционной карты с целью въезда "Работа ";
  • Копия полиса ДМС.

Для беженцев и имеющих временное убежище:

  • Копия удостоверения беженца или свидетельство о предоставлении временного убежища;
  • Копия миграционного учета;
  • Копии полисов обязательного или добровольного медицинского страхования.

Кроме перечисленных документов в личное дело могут быть включены должностные инструкции, справка и наличие или отсутствии судимости, договор о материальной ответственности и другие документы. Каждое предприятие может добавлять свои документы в зависимости от необходимости.

Хранение личных дел иностранных граждан

сейф с документами

Личные дела иностранных граждан должны храниться у сотрудника, который их ведет и формирует. Например, у сотрудника кадрового отдела. Так как документы, содержащиеся в личном деле носят конфиденциальный характер, личные дела работников необходимо хранить в сейфе или в другом месте, недоступном для посторонних. После увольнения сотрудника в личное дело должно добавиться два документа - заявление на увольнение и копия приказа об увольнении, а также подтверждение подачи уведомления о расторжении договора. В день увольнения сотрудника личное дело закрывается.

Есть много дополнительных правил, касающихся хранения и закрытия личных дел. Их мы опишем в следующих статьях.

За и против

Итак - заводить личное дело на иностранного сотрудника или нет - это ваше личное дело. Но когда все документы собраны в одном месте, их гораздо проще отслеживать и проверять. Так что стоит хотя бы попробовать.