За что: 4 ошибки при заполнении уведомлений по иностранцам

Уведомление о приеме или увольнении иностранца должно быть не только подано вовремя, но и правильно заполнено. Иначе штрафа не избежать.

Содержание:

1. Уведомление обязательно
2. 4 ошибки при подготовке и подаче уведомлений в МВД по иностранцам
3. Как избежать ошибок

Получить консультацию специалиста

Уведомление обязательно

Работодатель, который принял на работу или уволил иностранца, должен уведомить об этом МВД. Для заполнения и отправки уведомления у него есть 3 рабочих дня (п. 8 ст. 13 ФЗ №115 от 25.07.2002).

Если работодатель проигнорирует эту обязанность, его обяжут заплатить штраф за нарушение ч. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ. Штрафы по этой статье доходят до 1 млн рублей или до приостановления деятельности организации до 90 суток.

За ошибки при заполнении уведомлений следуют те же штрафы, что и за неподачу или за подачу уведомления с нарушением установленного срока.

Поэтому правильному заполнению уведомления следует уделить не меньшее внимание.

Примечание редакции: подробные алгоритмы по заполнению и подаче уведомлений о приеме и увольнении вы найдете в разделе «Пошаговые инструкции по оформлению документов» в нашей Базе Знаний.

4 ошибки при подготовке и подаче уведомлений в МВД по иностранцам

Неправильная подача уведомления – частое нарушение работодателей. И читая некоторые постановления на штраф можно удивиться - "За что?! За отсутствие нумерации страниц?". Некоторые вещи кажутся такими неважными по сравнению с тем, чтобы успеть уложиться в срок. Но в отношении подачи уведомлений о приеме и увольнении КоАП РФ суров и ставит штрафы в миллион рублей даже за это.

Однако все неправильно заполненные уведомления содержат одни и те же ошибки, которые можно сгруппировать в несколько видов. Если разобраться с ними, то штрафов можно избежать.

1 ошибка - неправильное заполнение.

Как правильно заполнить уведомление:

• 1 клетка – 1 символ. Есть искушение вписать 2 цифры в 1 клетку, чтобы не заполнять дополнительный лист, но так делать нельзя;
• сокращать слова и исправлять в бланке нельзя. Нельзя вместо "Ленинградской области" написать "ЛО" или вместо "временное удостоверение личности лица без гражданства" написать "ВУ ЛБГ";
• все поля должны быть заполнены. Работодатели часто забывают указать индекс в адресе или данные бланка о постановке на учет в налоговом органе организации или ИП.

Если места на бланке не хватает, нужен дополнительный лист.

2 ошибка - уведомление не прошито, не пронумеровано и не заверено.

Если уведомление состоит из 2 и более листов, его надо правильно скрепить перед подачей в МВД или отправкой по почте:

• пронумеровать все страницы,
• сшить все листы вместе. Именно нитками, а не скреплять степлером.
• оставить запись и заверить ее подписью и печатью.

О том, как правильно прошить уведомление, я писала в статье «Как правильно прошить уведомление о приеме и увольнении иностранного работника».

3 ошибка - уведомление подано не по той форме.

Для каждого уведомления есть своя форма, которая утверждается соответствующим законом. Актуальные формы утверждены Приказом МВД России №536 от 30.07.2020. Подача по устаревшей форме – тоже нарушение.

4 ошибка - нет уведомления о вручении при подаче через почту.

Подать уведомление можно несколькими способами, в том числе, по почте. При этом важно при подаче оформить опись вложения и заказать уведомление о вручении. Его отсутствие - нарушение порядка уведомления МВД.

Как избежать ошибок

Если обратить внимание на эти моменты и все заполнить правильно, работодатель избежит многотысячных штрафов. Но для этого в компании должен быть специалист, который знает все нюансы, отслеживает изменения и будет внимательным.

Любая работа с документами иностранцев на первых порах может казаться сложной. Потому что в этой сфере есть много моментов, которые необходимо постоянно держать в голове. Но чем больше практики у миграционного сотрудника в компании, тем меньше риск штрафа.

Такую практику мы даем нашим студентам в Школе Миграционных Специалистов. Они работают на реальных документах и заполняют реальные уведомления. При желании и наличии иностранных работников во время обучения они могут прислать даже собственные уведомления на анализ и проверку миграционным экспертам, чтобы принять своих первых сотрудников без ошибок. Подробнее о курсе " Миграционный специалист: от нуля до профессионала" читайте на сайте ШМС.