Ведение личных дел иностранных работников

Личное дело сотрудника содержит информацию о работнике и его профессиональной деятельности в организации. Нормативные акты не обязывают вести личные дела сотрудников, за исключением государственных служащих. Однако при трудоустройстве мигранта личное дело иностранца облегчает контроль за наличием и сроками действия документов.

Содержание:

1. Содержимое личных дел иностранных сотрудников
2. Зачем вести личные дела иностранцев
3. Способы ведения личного дела

Получить консультацию миграционного специалиста

Содержимое личных дел иностранных сотрудников

Личное дело иностранного сотрудника - это архив, который включает в себя документы, связанные с его трудовой деятельностью:

• Заявление о приеме на работу;
• Копию приказа о приеме на работу;
• Личную карточку работника;
• Копию трудовой книжки;
• Копии СНИЛС и ИНН;
• Трудовой договор и копию поданного уведомления о заключении договора с этим иностранцем;
• Копии документов, которые разрешают работать. Например, патент на работу с чеками, подтверждающими внесение авансовых налоговых платежей.

Зачем вести личные дела иностранцев

Ведение личных дел – это не только право, но и неотъемлемая практика, обеспечивающая порядок и прозрачность в управлении персоналом.

Выгоды от ведения личного дела:

• Ведение личного дела иностранного гражданина обеспечивает защиту как работника, так и работодателя в случае миграционной проверки. Позволяет доказать, что любой сотрудник работал в компании легально, для этого в деле должны быть как раз копии миграционных документов, а значит, не потребуется восстанавливать историю всех документов иностранца;
• Упрощает процесс контроля и учета: в аккуратно оформленных делах легко отслеживать наличие необходимых документов, сроки их действия и обновления;
• Мониторинг профессионального развития: ведение личных дел позволяет следить за процессом обучения и развития сотрудников.

Способы ведения личного дела

Вести личные дела иностранцев можно двумя способами:

1. Бумажный. Такой подход обеспечивает физическую доступность и контроль над документами, однако их приходится вручную перебирать, чтобы проверить сроки действия документов, а также требует усилий в их формировании, хранении и обеспечении безопасности.
2. Электронный. Такой способ позволяет систематизировано хранить документы и иметь к ним круглосуточный доступ из любой точки мира, если они размещены в облаке. Электронный сервис содержит архив всех документов по сотрудникам. Это избавляет от необходимости копаться в бумажных папках для поиска информации, например, о сроках действия патента.

Один из способов вести личные дела иностранных граждан электроно - программа "Мигрант-онлайн". Помимо описанных преимуществ выше, она также предупреждает об окончании сроков документов, обеспечивая своевременное продление и оплату, что позволяет предотвращать простой иностранных сотрудников из-за просроченных документов.

Для автоматизированного и удобного хранения документов иностранных работников в вашей компании, рекомендуем ознакомиться с программой "Мигрант-онлайн".Узнать о ней больше можно у наших специалистов, позвонив по номеру: 8 812 443-51-30.