Риски почтовых уведомлений

Уведомления о приеме и увольнении иностранцев можно подавать по почте. Но не стоит.

Содержание:

1. Уведомление МВД: обязанность и ответственность
2. Правила заполнения и подачи
3. Почтовые уведомления: стоит ли

Получить консультацию специалиста

Уведомление МВД: обязанность и ответственность

МВД следит за тем, чтобы иностранцы, которые приехали в РФ для работы, выполняли цель своего приезда. Для этого работодатели регулярно подают уведомления:

• о приеме иностранца на работу;
• об увольнении иностранца.

Подавать уведомления в МВД по всем иностранным сотрудникам – обязанность работодателя.

Если работодатель не подает уведомление, за это предусмотрено наказание (п. 3 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ):

• штраф до 1 млн рублей;
• или приостановление деятельности до 90 суток.

Одинаковая ответственность предусмотрена за:

• неподачу;
• подачу не вовремя;
• подачу с ошибками в заполнении;
• подачу уведомления по старой форме.

То есть, даже если уведомление подано в срок, но не по той форме, работодатель получит штраф.

Переделать и сдать новое правильно заполненное уведомление и не получить штраф нельзя.

О том, сколько работодателю будет стоить ошибка при подаче уведомления, я уже писала в статье «Цена ошибки: неправильное уведомление МВД».

Правила заполнения и подачи

Разберем по порядку основные моменты при подаче уведомлений, чтобы избежать ошибок:

Срок. Срок подачи уведомления о приеме и увольнении – 3 рабочих дня с даты заключения или расторжения договора с иностранцем.

Форма. Актуальные формы уведомлений утверждены Приказом МВД России №536 от 30.07.2020г.

Примечание редакции: скачать их вы можете на нашем сайте в разделе "Документы" после регистрации.

Заполнение. К заполнению уведомлений есть требования:

• от руки или на компьютере;
• исправления и неофициальные сокращения не допускаются;
• 1 символ – 1 клетка;
• 1 иностранец – 1 уведомление;
• если места для указания сведений не хватает, необходимо заполнить дополнительный бланк.

Подача. Требования к подаче уведомления:

• уведомление распечатано двусторонней печатью, листы пронумерованы и прошиты;
• подано лично в МВД или почтой с описью вложения и уведомлением о вручении.

Примечание редакции: о том, как правильно сшить уведомление, читайте в статье "Как правильно прошить уведомление о приеме и увольнении иностранного работника".

На каждом из этих этапов от заполнения до подачи важно не допустить ошибок. Но некоторые работодатели торопятся и считают, что главное уложиться в срок. И подают уведомление по почте, а не напрямую в МВД. Это создает определенные проблемы в будущем.

Почтовые уведомления: стоит ли

Хотя отправка уведомлений по почте разрешена законом, этот способ не лишен своих рисков. Часто эти риски создают сами работодатели:

• не проверяют форму уведомления,
• не проверяют полноту и достоверность данных в уведомлении,
• не делают опись вложения;
• не заказывают уведомление о вручении.

И в итоге уведомление считается поданным с нарушением, что ведет к штрафу от 400 тысяч до 1 миллиона рублей в зависимости от региона.

Еще один минус уведомлений по почте – если работодатель подает уведомление по почте, он не узнает об ошибках в уведомлении при подаче. Сотрудники почты не разбираются и не должны разбираться в миграционном законодательстве, поэтому вся ответственность только на работодателе.

При личной подаче в МВД проверяющий инспектор может указать на ошибки, чтобы работодатель их исправил и подал уведомление заново. Только обращаю внимание, что может, а не должен. Инспектор МВД как раз должен принять уведомление, которое ему принесли, а потом уже другие сотрудники МВД их проверяют и выписывают постановление на штраф при ошибках.

Но есть и риски технического характера – уведомление может не попасть в единую базу из-за того, что письмо затерялось, или его не внесли из-за ошибок. Отсутствие такого уведомления в базе влечет за собой отказ в возмещении НДФЛ для иностранных сотрудников с патентом от налоговой. Потому что при проверке информации налоговая проверяет наличие уведомления о заключении договора в МВД.

Примечание редакции: подробнее об этом читайте в статье "Возмещение НДФЛ иностранцу с патентом: право или обязанность".

Подача уведомлений только на первый взгляд может показаться простой и незначительной процедурой. Но за нарушения в уведомлении работодателю придется выложить штраф, который равен годовому окладу сотрудника. Поэтому мы советуем вам один из трех способов:

• подавать лично в отделение МВД, тогда есть шанс, что инспектор укажет на ошибки;
• отправлять заполненное уведомление на проверку миграционному специалисту перед его отправкой по почте;
• и самый надежный – доверить процесс заполнения и подачи уведомлений миграционным специалистам.

Наши специалисты могут взять на себя всю работу с иностранными сотрудниками. Подробнее о миграционном сопровождении в нашей компании можно прочитать на сайте " Альянс - Трудовая миграция".