Иностранные граждане при трудоустройстве предоставляют работодателю свои разрешительные документы. С визовыми мигрантами все относительно просто – большинство документов начинает оформляться самим работодателем еще до их въезда.
Работа миграционным специалистом - это
Миграционный специалист выполняет определенные, часто повторяющиеся задачи в течение дня, недели и месяца. И многие эти рутинные операции можно выполнять иначе, чтобы сократить и упростить работу.
Работа миграционного специалиста - защищать от нарушений
Работодатель или заказчик услуг, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, должны следить за сроками действия документов тех иностранных граждан, которых допускают до работы в любой форме. Если этого не делать, то наказанием будет штраф от 400 тысяч рублей или остановка работы на срок до 3 месяцев. Подробнее о нарушениях и последствиях читайте в моей статье "Нарушения при оплате патента и ответственность работодателя".
И чтобы организация не получила наказание за допуск к работе иностранца без действующих документов, миграционный специалист должен проверять срок действия их документов. Это одна из основных обязанностей специалиста по миграционному учету в компании.
Примечание редакции: учет в данном случае - это аналогия с кадровым или бухгалтерским учетом и не ограничивается только учет по месту пребывания иностранцев.
Обязанности миграционного специалиста
С сентября прошлого года МВД перестало публиковать детальную статистику по иностранным гражданам. Но согласно общей информации за 2023 год МВД выдали 99, 1 тысячу разрешений на работу (+23,6% от 2022 года) и 2,3 миллиона патентов (+ 3,6%) . И это с учетом, что с середины 2022 года гражданам Украины патенты для работы не нужны. Это говорит о том, что большинство иностранных сотрудников, с которыми работают миграционные специалисты, - это иностранцы с патентами.
В результате обязанности миграционного специалиста в большинстве компаний, который ответственно относятся к своим сотрудникам и требованиям миграционных законов, сводятся к следующим рутинным операциям:
- Проверить, у кого из иностранцев подходят сроки оплаты патентов;
- Получить чеки об оплате патентов от иностранцев. Способы зависят от организации: добиться, чтобы они пришли лично, прислали фото чека в мессенджер или на почту, выехать лично на объекты работы иностранцев и т.д.;
-
Проверить чеки на подлинность, правильность и верность. Подробнее читайте в моей статье "Как проверять и контролировать оплату патента иностранного гражданина";
- Обновить данные в табличках на компьютере или в ежедневнике,
- Подготовить уведомления о прибытии с новыми сроками пребывания, если организация - принимающая сторона сотрудников;
- Проверить документы новых сотрудников,
- Заполнить трудовые или гражданско-правовые договоры с новыми работниками;
- Заполнить и подготовить уведомления о приеме, об увольнении,
- Пойти на почту или в отделение МВД для подачи уведомлений, если не настроена работа через портал Госуслуг.
70% миграционных специалистов, которые действительно контролировали сроки действия патентов, проверяли чеки и с которыми мы сейчас работаем, раньше:
- тратили больше всего времени на задачи с 1 по 4, связанные с контролем и проверкой документов действующих работников. Особенно, если у них была налажена система работы через Госуслуги и не требовалось ждать в очереди, чтобы подать уведомления;
- вкладывали больше всего внимания, терпения и усилий в решение 2 и 3 задачи, связанных с тем, чтобы сначала получить чек об оплате патента от иностранца, а потом еще убедиться в том, что он настоящий и оплачен вовремя и верно;
- регулярно тратили время на постоянную перепроверку таблиц, потому что на 4 задачу по обновлению информации в них либо не хватало времени, либо изменения не сохранялись, либо начиналась путаница в строках.
И чем больше иностранцев, тем больше работы. Чем выше текучка среди иностранцев, тем больше работы. А если миграционная работа еще и не единственная, а дополнительная, то работа миграционного специалиста становится похожа на бег по кругу.
Сократить нагрузку на себя, сохранить время на важные задачи и снизить уровень стресса в работе можно с помощью автоматизации подобной рутины.
Например, с помощью нашего сервиса "Автоматизации оплаты патентов" можно полностью исключить из задач необходимость собирать чеки с иностранцев, проверять их на подлинность и соответствие, а также вести таблицы со сроками действия патентов. Это существенно экономит время и силы миграционного специалиста для решения других задач.
Защищать компанию от нарушений в миграционной сфере - работа миграционного эксперта. Но решают ее по-разному:
- Миграционный специалист самостоятельно заполняет документы, вручную проверяет и отслеживает сроки и т.д.;
- Миграционный профессионал выстраивает систему работы в компании таким образом, чтобы не было нарушений, текучки из-за потери кадров и претензий со стороны госорганов.
Обязанность вести миграционный учет в компании не означает, что специалист должен делать все сам и вручную. Если какие-то задачи можно оптимизировать или автоматизировать, то это стоит сделать. Подробнее можно прочитать на сайте нашей группы компаний " Оплата.ру".
- Не подали уведомление о приеме иностранца: последствия После оформления иностранца в штат работодатель обязан предоставить в Министерство внутренних дел уведомление о заключении договора. Это закреплено на законодательном уровне в Приложении № 9 к Приказу МВД России № 536 от 30 июля 2020 года. Форма документа содержится в Приложении № 7 к тому же приказу.06.08.2024
- Ответственность за нарушение миграционного законодательства Компания, которая принимает решение использовать труд иностранцев, несет ответственность за полное соблюдение требований миграционного законодательства. МВД регулярно проводит проверки и по каждому обнаруженному нарушению штрафует работодателя.24.06.2024
- Постановка на миграционный учет работодателем Иностранец может самостоятельно найти место для размещения, сна и отдыха. А может проживать в помещениях организации, на которую работает. И в этом случае именно работодатель становится принимающей стороной и несет ответственность за правильно оформленный миграционный учет иностранного работника.30.05.2024