Как проверять и контролировать оплату патента иностранного гражданина

Работодатель или заказчик услуг обязаны проверять действие патентов тех иностранцев, которых привлекают к работе. И это требование не является излишним, обременяющим или не соответствующим Конституции РФ (Определение Конституционного Суда Российской Федерации от 20.07.2021 г. N 1671-О).  И есть всего 2 способа, как это требование можно выполнить.

Как проверить чек об оплате патента

Компании или индивидуальные предприниматели, работодатели или заказчики, обязаны проверять патенты иностранных граждан, допущенных к работе. Проверять их соответствие выполняемой работе и их срок действия, то есть оплату патента. Если этого не делать, и на территории работодателя или заказчика окажется иностранец с просроченным патентом, то их ждет штраф. Штраф будет одинаковым и для юридических лиц, и для индивидуальных предпринимателей.

Просроченный патент - это не только отсутствие оплаты в срок, но и оплата по неверным реквизитам, неверной суммой и даже ситуации, когда иностранец принес фальшивый или исправленный чек. Подробнее об этих нарушениях и их последствиях читайте в моей статье "Нарушения при оплате патента и ответственность работодателя".

Всего существует 3 способа проверки чеков по патенту у иностранца:

1. Визуальная проверка: реквизиты, суммы, идентификаторы платежа и даты, чтобы выявить ошибки или подделки. Этот метод самый простой, но требует практики и недостаточно эффективен против искусных подделок;
2. Проверять оплату патента через банк: например, с каждый чеком, который принес иностранец, нужно идти в банк и запрашивать дубликаты, чтобы убедиться, что чек настоящий, сумма оплаты действительно соответствует указанной на чеке, и отправлен он действительно по нужным реквизитам;
3. Проверять оплату патента в базе Государственной информационной системы о государственных и муниципальных платежах (ГИС ГМП), но свободный доступ к ней есть только у сотрудников ведомств, но не у работодателей.

Таким образом, единственным доступным и надежным способом из этих трех является личная проверка в банках, а это требует большого количества времени и заниматься этим есть время и возможности не у всех. И чем больше в компании иностранцев с патентами, тем выше вероятность, что в компании работают иностранцы с поддельными или неверными чеками.

Единственный способ не тратить время на проверку чеков по патентам и защитить себя от штрафов - это самому оплачивать патенты за иностранных сотрудников.

Оплата патента иностранного гражданина работодателем

Работодатель может оплачивать авансовые платежи иностранных сотрудников самостоятельно и, тем самым, контролировать сроки оплаты, реквизиты оплаты и сумму оплаты. И делает это работодатель не со своих денег, а по заявлению сотрудника, удерживая необходимую сумму с их заработной платы и перечисляя в бюджет. Вместе с этим работодатель может получить от налоговой уведомление о возмещении уплаченного авансом платежа, и избежать двойного налогообложения своих сотрудников.

Оплачивать платежи за сотрудников можно 4 способами:

1. Миграционный специалист компании самостоятельно оплачивает патенты за сотрудников: берет данные сотрудника, деньги и лично вносит все данные для платежа в терминал, вносит платеж, получает чек и переходит к оплате за следующего сотрудника. Но этот вариант тоже долгий и не исключает риск ошибки/опечатки при внесении данных, поскольку оно происходит в ручном режиме;
2. Оплата за патенты с расчетного счета компании в ручном режиме, формируя платежное поручение в бюджет по каждому сотруднику, поскольку чтобы подтверждать продление патента иностранцу нужен чек об оплате. В противном случае при проверке документов на улице будет много лишних вопросов, работодателю придется включаться и подтверждать оплаты и т.д. Этот вариант тоже требует достаточно много времени;
3. Автоматизация оплаты патентов с расчетного счета с помощью специальных сервисов. В этом случае работодатель создает реестр на оплату патентов, оплачивает единым платежом с расчетного счета на транзитный счет, а оттуда с помощью программы формируются индивидуальные платежи по каждому иностранцу в налоговую, что позволяет оплачивать патенты сотрудников всего за минуту и получать чеки с платежным поручением по каждому из них. Примером такого сервиса является разработанная нами программа автоматизации. Подробнее о ней читайте в моей статье "Автоматизация оплаты патентов иностранных работников".
4. Оплата наличными с помощью специального платежного терминала. В этом случае реестр также формируется удаленно, через личный кабинет, что позволяет избежать ошибок, а оплата проходит по номеру реестра в терминале. Подробнее об этом способе можно прочитать на сайте нашей компании " Оплата.ру".

Какой бы способ проверки чеков или оплаты патентов не выбрали в компании или у индивидуального предпринимателя, нужно помнить, что отсутствие контроля за документами иностранных сотрудников приводит к штрафам от 400 тысяч до 1 миллиона за каждого сотрудника без действующих документов по ст. 18.15 КоАП РФ. И, на мой взгляд, лучше брать миграционную сферу под контроль, чем надеяться, что не проверят, и потом разбираться с последствиями своего бездействия, как это принято говорить на юридическом языке.