Как подготовить уведомление к подаче в МВД

Чтобы оформить иностранного сотрудника в соответствии с законодательством, требуется подготовить уведомление о приеме и представить его в миграционные органы, а при расторжении договора - подать уведомление об увольнении. В данной статье мы рассмотрим ключевые шаги по подготовке уведомления к подаче в МВД.

Получить консультацию миграционного юриста

Правильное заполнение уведомлений о приеме и увольнении иностранных сотрудников

Уведомления занимают несколько страниц, и их необходимо прошивать, а не просто скреплять.

Уведомления распечатываются на обеих сторонах листа, но несмотря на это, они все равно занимают несколько страниц. Попытки сжать информацию так, чтобы она поместилась на одной странице, не допускаются. Если какой-либо раздел уведомления требует больше места, чем предоставлено, следует заполнить дополнительные листы.

Примечание редакции: Подробные инструкции о сроках, адресе и формате подачи уведомления о заключении договора и уведомления о его расторжении можно найти в Базе Знаний: "Уведомление о приеме иностранных граждан в МВД (пошаговая инструкция)"  и "Уведомление о расторжении договора с иностранным гражданином (пошаговая инструкция)".

В соответствии с административным регламентом МВД, уведомления о заключении и расторжении трудового договора и приложения к ним, состоящие из двух или более листов, должны быть прошиты. Простое скрепление степлером в данном случае считается нарушением.

Как прошивать уведомления о заключении и расторжении договоров с иностранными сотрудниками

Чтобы корректно прошить уведомление о заключении трудового договора или о его расторжении, следуйте этим инструкциям:

1. Убедитесь, что все листы уведомления и дополнительные листы уложены в правильном порядке. Сначала идут листы уведомления, а затем дополнительные. Можно добавить пустой лист в конце для удобства заверения уведомления. Обратите внимание, что в некоторых регионах требуется прикрепить к уведомлению копию трудового договора с иностранным сотрудником;
2. Удалите все скрепки и зажимы с листов;
3. Пронумеруйте все листы уведомления и его приложений;
4. Прошейте уведомление с левой стороны, сделав три или два отверстия через которые проведите прочную нить. Оба конца нити должны быть на одном месте на последней странице документов;
5. Поверх ниток приклейте белый лист бумаги;
6. На этом листе укажите: "В документе пронумеровано и прошито _ листов";
7. Укажите должность, фамилию и инициалы директора или сотрудника, уполномоченного подписывать и представлять уведомления в МВД от имени компании. Примечание: документ должен быть подписан лично, использование факсимиле не допускается;
8. Установите дату прошивки уведомления;
9. Поставьте печать организации так, чтобы она находилась как на приклеенном листе с заверительной надписью, так и на последнем листе прошитых документов.

При подготовке уведомления о заключении и расторжении договора будьте внимательны, так как любое отклонение или ошибка может повлечь административную ответственность для работодателя.

Ответственность работодателя за неправильно прошитые уведомления

Работодатель может быть подвергнут штрафу не только за несвоевременную подачу уведомления о заключении или расторжении договора с иностранным сотрудником в МВД, но также за неправильное оформление и формат уведомления. Требование прошивки, нумерации и заверения уведомлений является частью процедуры их подачи.

Следовательно, если уведомление было подано, но не было прошито или было прошито неправильно, работодателю грозит штраф в соответствии с пунктом 3 статьи 18.15 КоАП РФ — от 400 000 до 800 000 рублей за каждое уведомление.

Квалификация специалиста, ответственного за миграционные процедуры в компании, является неотъемлемой частью защиты интересов компании. Чтобы было время на повышение квалификации и обошлось без выгорания, рекомендуем автоматизировать часть своих задач. Например, программа учета иностранных работников "Мигрант-онлайн" может автоматически заполнять уведомления и проверять, все ли данные в нем указаны, чтобы избежать ошибок в заполнении. В этом случае миграционному специалисту останется только правильно распечатать, сшить, поставить заверительную запись и направить уведомление в МВД. У программы есть и другие возможности. Узнать больше можно по телефону 8 812 443-51-30.