Не уследили за сроками – что делать

Если в компании много сотрудников- иностранцев, есть риск не уследить за сроками действия документов. Что делать в этом случае – разбираем в статье.

Получить консультацию специалиста

Удержать все сроки документов иностранца под контролем

Компании, в которых работает много иностранных сотрудников, сталкиваются с большим документооборотом по иностранцам. По каждому иностранцу в компании есть свой пакет документов, который нужно регулярно проверять миграционному сотруднику в компании. Больше всего документов у иностранцев с патентом, а значит, нагрузка на миграционных специалистов в компаниях, где много именно этих работников, очень высока.

Документооборот по иностранцам подразумевает, в первую очередь, контроль документов и их сроков. И если какой-либо из документов иностранца просрочен, это может обернуться последствиями для работодателя. Но миграционный сотрудник, знающий основы миграционного законодательства, может помочь компании избежать штрафов и нарушений.

Если срок действия документа иностранца упущен, то порядок действий зависит от того, какой это документ и как давно он просрочен. Разберем эти ситуации на примере иностранцев с патентами и их документов.

1. Пропущен срок оплаты патента

Основной документ безвизового иностранца для работы – патент – должен быть оплачен все время, что иностранец работает в компании. Если обнаружится, что в компании работает иностранец без патента или с неоплаченным патентом, работодателю грозит штраф до 1 млн рублей или приостановление деятельности до 90 суток (ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

Если в компании обнаружен сотрудник с просроченным патентом, алгоритм действий следующий:

• отстранить от работы на месяц и отправить делать новый патент, так как его старый патент из-за неоплаты больше не действует (ст. 327.5 ТК РФ);
• если иностранец принес новый патент, его можно принять приказом о допуске, но если за время отстранения не оформит новый патент, такого сотрудника нужно уволить.

Примечание редакции: подробнее об оплате по патенту и ответственности работодателя читайте в статье Базы знаний «Авансовый налоговый платеж по патенту»

2. Истек срок действия полиса ДМС

Еще один документ, который должен действовать все время работы иностранца в компании – полис добровольного медицинского страхования (ДМС). За привлечение иностранца без полиса ДМС работодателю придется заплатить до 50 тыс. рублей (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Чтобы не допустить штрафов, сотрудника с просроченным полисом ДМС нужно отстранить от работы на 1 месяц. И допустить к работе можно только с новым полисом ДМС.

Примечание редакции: вся информация о полисе ДМС собрана в статье Базы знаний «Полис добровольного медицинского страхования (ДМС) для иностранного гражданина/лица без гражданства».

3. Не продлен миграционный учет

Если компания предоставляет жилье иностранному сотруднику, то она должна продлить вовремя ему миграционный учет. Если при проверке окажется, что в помещении живет иностранец без действующего миграционного учета, то компания может получить штраф от 400 тыс. до 500 тыс. рублей по п.4 ст.18.9 КоАП.

Примечание редакции: подробнее читайте в статье Базы Знаний "Нарушения принимающей стороны (в области миграционного учета)".

Если иностранец проживает в самостоятельно арендуемой квартире или в общежитии, то продлевать ему миграционный учет должен собственник этой квартиры или администратор общежития. Ответственности для работодателя в данном случае не установлено, но сотрудника могут депортировать, а значит, компания его потеряет. Поэтому рекомендуем следить за регистрацией мигранта даже в этом случае.

Не забывать про документы компании

Но нарушения сроков могут быть не только относительно документов иностранца, но и в случае с документами компании. Например, с уведомлениями о приеме и увольнении иностранцев, которые работодатель должен подать в течение 3 рабочих дней с момента заключения или расторжения договора с иностранцем.

Но в этом случае или в случае, когда с момента окончания срока действия иностранца прошло более месяца, мы советуем сразу обращаться к миграционным юристам, так как решение зависит от конкретной ситуации.

А чтобы полностью избежать контроля за документами иностранцев, снизить нагрузку на отдел кадров и избежать многотысячных штрафов за миграционные нарушения, советуем передать документооборот миграционным специалистам.

Компания ОМС сопровождает компании и индивидуальных предпринимателей, которые сотрудничают с иностранцами. Мы забираем на себя весь контроль, миграционный аудит и миграционный документооборот вместе со всей ответственностью. Вы сможете подобрать подходящий для вас тариф по ведению иностранцев в компании – от 1600 рублей за иностранца. Подробнее об услуге читайте на сайте " Отдела миграционного сопровождения".