Вчера - бухгалтер, сегодня - миграционный специалист

На практике часто бывают ситуации, когда сотрудника ставят перед фактом, что теперь он не только бухгалтер/менеджер по персоналу/секретарь/любая должность, но и миграционный специалист. Что нужно сделать такому сотруднику, чтобы быть подготовиться, не наделать ошибок и совмещать обе должности, расскажу в статье.

Получить консультацию миграционного специалиста

Обязанности миграционного специалиста и подготовка к их выполнению

Для начала нужно узнать, каких именно иностранцев планирует нанимать компания. От этого во многом будет зависеть, что именно придется делать, какие обязанности будут и что нужно изучить.

Например, если в компании планируют принимать на работу граждан Белоруссии, то это самая простая категория иностранцев для приема. Уведомлений о приеме и увольнении подавать не надо, на медкомиссию отправлять не надо, ограничения по количеству иностранцев на них не распространяются. Но при этом, если у белоруса нет вида на жительство, то зарплату наличными ему выдавать нельзя.

А вот если компания планирует принимать на работу граждан Узбекистана или Таджикистана, то тут обязанностей будет больше. Эти граждане могут работать только по патенту, а срок действия патента зависит от того, правильно и вовремя ли иностранец внёс авансовые налоговые платежи. И это уже совсем другой уровень контроля за документами. Это ежемесячная обязанность.

Если компания планирует принимать иностранца из визовой страны, то это уже процесс, который растягивается на срок от 3 месяцев до 1,5 лет. Здесь важно не пропустить срок, не поторопиться и не допустить ошибки, чтобы время не было потрачено впустую.

Как только вы узнали, кого компания планирует принимать, изучите информацию о правилах пребывания и работы таких сотрудников. Начать рекомендую с Базы Знаний  на этом портале. Там собрана большая часть информации, которая касается иностранцев и их работы. А если возникают вопросы, если вы запутались, то рекомендуем проконсультироваться с юристами. Не стоит действовать на свой страх и риск. Ошибки в этой сфере могут обойтись очень дорого.

Примечание редакции: больше о том какие штрафы и за что именно есть в этой сфере, читайте в разделе "Нарушения и ответственность". 

Следующим шагом рекомендуем сразу подобрать инструменты для работы. Для этого ответьте себе на вопросы:

• Где и как вы будете хранить личные дела иностранцев?
• Как вы будете контролировать сроки действия их документов?
• Каким образом вы будете заполнять уведомления, если они нужны?
• Как, где и как часто вы будете отслеживать миграционные изменения?
• Как вы будете планировать свою работу?

Описание возможных инструментов для работы вы можете найти в моей статье "Специалист по работе с иностранными гражданами: планирование работы". Как вариант, чтобы сразу начать вести учёт иностранных сотрудников системно, используйте нашу программу "Мигрант-онлайн", которая автоматизирует большую часть работы миграционных специалистов. Узнать о программе больше можно на сайте "Мигрант-онлайн".

После того, как вы изучили информацию о правилах работы иностранцев, которых компания планирует принимать на работу, определились с инструментами, я рекомендую провести приёмку от и до вместе с миграционным специалистом. Не передать ему приём, а именно выполнять все шаги приема самостоятельно. А задача эксперта - проверять и консультировать на каждом этапе.

После того, как первый сотрудник принят, теперь нужно повышать квалификацию, постоянно изучать новое в этой сфере и обязательно учиться самостоятельно разбираться в законах. К сожалению, в интернете много информации, которая устарела, понята неверно или её просто нет. Будьте внимательны.

Работа миграционного специалиста ответственная, интересная и требует автоматизации, чтобы не "утонуть" в документах, авралах, стрессе и успешно совмещать ее с основной работой. Подумайте об этом на самом старте, потому что потом может быть сложно среди гор работы выделить время на то, чтобы внести информацию в систему учёта мигрантов и наконец перестать делать все вручную.