Организация работы с иностранцами в филиалах компании

Компаниям с филиалами в других регионах России, в которых работают иностранные сотрудники, нужно учесть ряд особенностей такой работы и рассмотреть систему контроля головного офиса над работой с миграционными документами филиалов.

Получить консультацию специалиста

Работа иностранцев в филиалах

Если у компании есть филиалы в разных регионах РФ, которые могут принимать на работу иностранцев, то им важно учитывать несколько моментов:

• при начале и окончании работы с иностранцами работодатель должен подать в МВД уведомление о приеме и увольнении иностранца. И подать его важно по месту работы иностранца. То есть, например, если головной офис находится в Москве, а филиал, в котором работает иностранец – в Казани, подавать уведомление нужно именно в Казани;
• когда работодатель принимает на работу иностранца, он оформляет с ним договор на работу. Стандартный договор на работу в филиале можно оформлять только в том случае, если у компании в регионах оформлены обособленные подразделения, в которые и устроены иностранцы. Если главный офис компании находится в одном регионе, а иностранец работает в другом, и в компании филиал не является обособленным подразделением юридически, то можно оформить договор об удаленной работе. Но у такого договора есть свои особенности. Если их не учесть, то работа иностранца будет считаться командировкой, а командировать в регионы можно не всех иностранцев. О том, кого и куда можно отправлять, я писала в статье “Иностранцы в командировке”;
• для работы в региональном филиале у иностранца должны быть разрешительные документы, в которых указан именно этот регион. Потому что, например, иностранец с патентом может работать только в регионе выдачи патента. Или, если работодатель хочет принять на работу иностранца с патентом в два разных региона, ему придется оформить два патента – на каждый из регионов;
• если в региональном филиале обнаружится нарушение миграционного законодательства, нести ответственность за нарушение придется не филиалу, а компании в целом. А штрафы, например, за иностранца без разрешительных документов на работу доходят до 1 млн рублей за каждого иностранного сотрудника. Поэтому иностранцев в филиале и их документы придется регулярно контролировать.

Примечание редакции: с видами миграционных нарушений работодателя и ответственности за них вы можете ознакомиться в статье Базы знаний “Нарушения при привлечении иностранцев к трудовой деятельности”.

Контроль документов работников в филиале

Чтобы организовать контроль головного офиса за иностранцами филиала, есть несколько вариантов:

1. Передать работу с документами иностранцев на миграционное сопровождение.

При этом способе контроль за всеми документами, за изменениями в законах и за правильностью оформления уведомлений в МВД, трудовых договоров и т.д. ложится на команду миграционных экспертов. А контроль за их работой проводится через специальную авторскую программу "Мигрант онлайн». Эта программа позволяет любому человеку, который с ней работает, сразу получить полную картину по всем иностранцам и их документам. И сразу увидеть недочеты и быстро разработать план по их устранению.

Больше информации о миграционном сопровождении, вы найдете на сайте " Отдел миграционного сопровождения".

2. Учредить отдельную должность миграционного специалиста в филиале и нанять туда сотрудника.

Этот специалист будет проводить регулярную проверку документов иностранцев, контролировать сроки действия документов и устранять недочеты. При этом также нужно учитывать и человеческий фактор. Потому что любой специалист может заболеть, уйти в отпуск, а может также не уследить за обновлениями в законодательстве. Поэтому таким образом полностью устранить риски миграционных нарушений нельзя. Кроме того, найм и содержание этой должности возможно обойдётся дороже, чем договор с миграционными юристами о миграционном сопровождении.

3. Добавить функции миграционного специалиста действующему сотруднику в филиале.

Это может быть, например, специалист отдела кадров. У него есть опыт работы в компании и именно с этими иностранцами и их документами, но при этом данный специалист также может может заболеть, уехать, уволиться или не уследить за документами в результате возросшего количества обязанностей или увеличения числа иностранных сотрудников.

4. Использовать средства автоматизации работы, например, специальных плагинов для 1С.

В данном случае за счет удаленного доступа получится легче контролировать документы иностранцев, принятых в разные филиалы. Но такая программа - это в первую очередь возможность контроля сроков действия документов, а не контроля изменений законодательства. И данные в нее вносит сотрудник, который может ошибиться, не успеть внести и т.д. В данном случае работа миграционного специалиста в компании упрощается, но без него компании не обойтись. И программы автоматизации тоже требуют денег - либо за пользование сторонним решением, либо за разработку и поддержание актуальности своей.

5. Не контролировать процесс постоянно, а проводить аудиторские проверки в филиале раз в год или полгода.

При этом в филиал может выезжать миграционный эксперт главного офиса или приглашаться сторонние юристы. При таком варианте есть риск того, что за год или даже полгода очень многое может измениться – и в плане законов, и в плане документов. И сотрудники филиала могут допустить такие ошибки, которые уже не исправить. Поэтому во избежание нарушений и штрафов контроль должен быть постоянным.

Обратите внимание, что во всех вариантах, кроме миграционного сопровождения, подразумевается, что в головном офисе компании есть свой миграционный эксперт высокой квалификации, который способен контролировать работу сотрудников в филиалах. Если таких специалистов нет, или они перегружены, рассмотрите вариант миграционного сопровождения, чтобы минимизировать риски из-за возможных ошибок.