Один день из жизни миграционного специалиста

Работа миграционного специалиста в компании предполагает решение большого количества задач. И большинство специалистов не удается спланировать работу, поэтому им приходится решать те проблемы, которые возникли именно сегодня.

Получить консультацию миграционного специалиста

В этой статье я опишу один из дней специалиста по иностранным кадрам в компании. Это будет собирательный образ из тех специалистов, с которыми мне доводилось общаться и работать, поэтому все совпадения не случайны, но имена изменены.

Работа миграционного специалиста

Утро началось не с кофе, а со звонка Улугбека, нашего иностранного сотрудника, который сегодня утром должен был получать патент на работу в МВД. Но там большие очереди, поэтому он успеет приехать ко мне с новыми документами только к концу рабочего дня. Ну что ж, главное, чтобы получил и приехал, а то срок предыдущего патента у него заканчивается завтра. А завтра суббота, МВД не работает. И что делать, если не успеет получить, я даже не представляю.

По дороге на работу я пытаюсь продумать, что нужно будет сделать сегодня. Нужно точно проверить документы 2х новых сотрудников, которых начальник производства планирует взять на работу. А еще, по-моему, у кого-то на днях патент заканчивается, нужно напомнить, чтобы оплатили и чек принесли. А ведь еще нужно трудовые книжки проверить и заполнить все. И Наташа еще просила помочь ей с назначением собеседований. Может отказаться?

Размышляя я доехала до офиса. В офисе еще не слишком оживленно: сотрудники только просыпаются будто. Я тоже сделала себе кофе и села за компьютер. Прооверила почту, ответила на письма. Так, теперь нужно проверить табличку по иностранцам. Кому именно патент продлевать надо? Пока ищу нужную строчку, замечаю пару пустых ячеек там, где должен стоять срок действия патента. Как так? Все же заполняла.

Пытаюсь найти в электронных архивах сканы чеков, чтобы снова заполнить ячейки. Но найти не получается. Откладываю кофе и иду искать в личных делах. Надо давно завести электронный архив, но руки все не доходят: то документы проверь, то уведомления подай, то миграционный учет продли... Среди стопок личных дел нашла нужные, но документы в них лежат кое-как.

- Кто брал дела Магомедова и Джуманиязова? - спрашиваю я.

- Кто-то из бухгалтерии. МРОТ повысили, вот проверяли - соответствует ли, - ответила помощница директора по персоналу, симпатичная молоденькая Ксюша.

Зубы сами заскрипели, а губы сжались. Каждый раз одно и то же, а порядок потом мне наводить. Беру папки и пытаюсь снова разложить все копии чеков по порядку. В это время звонит телефон. Это начальник производства по поводу проверки новых сотрудников. Говорит, что они ему очень нужны и просит проверить их побыстрее.

Соглашаюсь помочь. Документы будущих сотрудников мне должны были прислать на почту. Открываю документы одного, потом второго.

Нет, так не получится. Половины документов нет, половина размыта. Звоню начальнику и говорю, чтобы посылал ребят ко мне в офис, по фотографиям документы не проверить.

Снова сажусь за проверку чеков. Понимаю, что у Джуманиязова почему-то нет последнего чека об оплате патента, и по тем, что у меня хранятся, его патент закончился неделю назад. Звоню по телефону, прошу прислать мне фотографию последнего чека. Через несколько минут присылает, но этот чек у меня уже есть! И с ним патент закончился. Срочно звоню еще раз, пытаюсь убедиться. а точно ли это последний и других нет. Говорит, что нет. Звоню его начальнику, говорю о том, что Джуманиязова нужно отстранять от работы и присылать ко мне со всеми документами для проверки. Отгоняю мысли о штрафах и о том, что меня премии лишат. Да и Джуманиязова жалко. Если его патент закончится, ему же новый придется оформлять!

Проверяю Магомедова. Но у этого все в порядке. Нужно срочно проветриться да и время обеда подошло. Но обедать некогда - еще надо табличку поправить и найти тех, у кого скоро патент заканчивается. Чтобы оплатили и не вышло, как с Джуманиязовым.

Тут приехали новые кандидаты с документами на проверку. Прошу присесть и забираю документы. Снимаю копии, бегло просматриваю. Один из новичков - гражданин Украины. Вроде бы все документы есть, но патента не вижу. Спрашиваю про патент - иностранец отвечает, что не нужен. По какому-то указу. Киваю. Отдаю документы и говорю, что перезвоню, как все проверю. Сканирую документы второго иностранца.

Второй - гражданин Армении. Хорошо, ему хоть патент не нужен. Так, в миграционной карте цель въезда "Частный". Разве с ней можно принимать на работу? Снимаю копии с документов и тоже отдаю иностранцу, отпускаю погулять.

Сажусь искать в интернете, что за указ по Украине и как принимать правильно. Но попадается очень разная информация. Запуталась. Решила поискать про цель въезда. Спустя время нашла. Оказывается, теперь цель въезда у граждан Армении меняется при заключении договора с работодателем автоматически. Буду знать.

Снова звонит начальник производства. Спрашивает про документы. Отвечаю, что армянина брать можно. По украинцу пока не могу сказать, перезвоню. Ищу дальше. Решила позвонить миграционным юристам. на одном сайте написала вопрос в чате, но там оказался робот, попросил контакты и никакого ответа. Позвонила - автоответчик. Другая компания - говорят, нужен патент. А вот нашла статью какую-то про указ...

Пока читала пришел Джуманиязов с документами. Нервничает. Я тоже. Вместе садимся разбирать его документы, считаем чеки. Выходит, что патент закончился. Но утверждает, что не может быть - он платил. В итоге нашли чек за обложкой паспорта. Слава богу. Снимаю копию с этого чека и отправляю его обратно на работу.

Снова звонит начальник производства по украинцу. Говорю, что еще не проверяла документы. Скоро проверю. Снова открываю статью и пытаюсь читать. Вроде и правда, граждане Украины могут работать без патента, если у них есть результаты медкомиссии и зеленая карта. А я о них не спросила! Звоню иностранцу, чтобы узнать об этих документах. Говорит, что ничего такого не проходил. Удивляется, что это надо. С интонацией "Надо, Федя, надо!", отвечаю я. Потом звоню начальницу о говорю, что украинца брать пока нельзя, нужно документы дооформить.

Тут вспоминаю, что мне как раз нужно было подать уведомление о заключении договора с одним из сотрудников. Хорошо, что есть Госуслуги. Захожу в личный кабинет, пытаюсь набрать уведомление, но какой-то сбой. В бухгалтерии подпись не продлили!

Сажусь заполнять уведомление вручную. Времени нет, сегодня истекает срок, а ближайшее отделение почты работает до 17:00. Заполняю уведомление. Но то и дело забываю перескакивать через клетки и приходится удалять и снова набирать текст. Быстро проверяю уведомление. Печатаю. Где же нитки? Сшиваю уведомление, но поскольку тороплюсь, пару раз все же укололась иголкой. Злюсь на тех, кто придумал сшивать уведомления. Бегу к секретарю директора, чтобы пропечатать и подписать уведомление, а потом сразу на почту.

На почте очередь, но я успеваю подать уведомление. Фух. Теперь можно домой. И только по пути домой я вспоминаю о трех вещах:

1. я не внесла данные по патенту Джуманиязова и Магомедова в таблицу;
2. я не успела найти тех, у кого патент скоро заканчивается и не позвонила им;
3. я так и не пообедала сегодня...

Если ваш рабочий день похож на этот полностью или в деталях, то могу вас уверить, что это можно изменить с помощью специальных инструментов миграционного специалиста, которые автоматизируют вашу работу: будут контролировать сроки действия документов и заранее оповещать о тех, что скоро истекут, будут автоматически заполнять все необходимые уведомления, создадут электронный архив документов и т.д.

Если вы используете в работе системы автоматизации, то сможете заранее планировать свою работу, видеть информацию обо всех иностранцах в одном месте и получать к ней доступ за пару минут. И тогда, ваша работа изменится. Узнать больше о вариантах автоматизации учета иностранцев можно на сайте " Мигрант-онлайн".