Документы должны быть в порядке

Работа с документами иностранного гражданина требует от миграционного специалиста тщательного контроля и внимательности. А чтобы контролировать - нужно иметь систематизированный подход и порядок во всех делах.

Получить консультацию миграционного юриста

Отсутствие порядка - штраф

Наличие системных знаний в сфере работы с документами иностранца - это самая важная часть работы человека, в функции которого входит контроль за документами иностранного гражданина. Этот человек должен знать все категории иностранных граждан, нюансы их оформления и пребывания, все необходимые документы работника. Помимо знаний, все данные должны храниться упорядоченно, в актуальном виде. Если этого не будет сделано, то хаотичность в документах компании и иностранца может привести к штрафу как работника, так и организации.

Правовых статусов иностранцев существует 3:

1. Временно пребывающие;
2. Временно проживающие;
3. Постоянно проживающие.

При этом, в каждом статусе есть ряд категорий, таких как, например визовый иностранец, иностранный работник из ЕАЭС, студент с разрешением на временное проживание , беженец и т.д. Подробнее о категориях читайте в моей статье "Особенности правовых статусов и категорий иностранцев".

На каждого сотрудника должно быть заведено личное дело, к которому прикрепляются все необходимые документы:

• Заявление о приеме;
• Копия приказа о приеме на работу;
• Личная карточка работника;
• Копия трудовой книжки;
• Копии СНИЛС и ИНН;
• Трудовой договор и копия поданного уведомления о заключении договора с этим иностранцем;
• Копии документов, которые разрешают работать. А чтобы понимать, какие документы нужны, нужно знать все категории иностранцев. Например, для временно пребывающих граждан из Узбекистана нужен не только патент, но и чеки о внесении авансовых налоговых платежей, которые подтверждают срок его действия.

Примечание редакции: подробнее о трудоустройстве безвизовых иностранцев можно узнать в нашей Базе Знаний.

Ведение личных дел иностранцев может быть как в бумажном, так и в электронном виде.

Знания есть - есть понимание что делать

Когда у миграционного специалиста есть знания обо всех категориях, статусах, документах и нюансах, то у него есть понимание - как контролировать документы иностранцев в компании. Он знает, какие требования к документам компании и на что нужно обращать при проведении миграционного аудита. И именно поэтому он знает порядок проверки документов иностранца, чтобы не тратить свое время на тех, кто работать не может. Последовательность у эксперта будет следующая:

1. Наличие - у иностранца должны быть все документы при трудоустройстве согласно его статусу и категории;
2. Соответствие - все документы должны соответствовать друг другу. Например, данные паспорта иностранца должны быть одинаковыми в миграционной карте, в уведомлении о прибытии, в патенте и остальных документах. Также, регион действия должен соответствовать тому, где человек планирует работать;
3. Подлинность - если есть сомнения по поводу подлинности документа, то лучше в этом убедиться до приема. Например, некоторые документы можно проверить на сайте МВД;
4. Действительность - все документы должны действовать на момент трудоустройства и на весь период работы. Сроки могут быть разными.

Если знать этот порядок, то можно сэкономить некоторое количество времени и сил . Например, человек хочет устроиться в компанию в Санкт-Петербург, а у него на руках разрешение на временное проживание в Краснодарском крае. Миграционному специалисту нет смысла проверять все его документы на сроки действия и т.д., потому что взять его на работу уже нельзя.

Качественный прием и контроль за документами иностранцев требует от специалиста не только знаний теории, но и умений применять ее постоянно на практике, следить за изменениями, читать правильно законы. Иногда, этот опыт приходит через ошибки и, возможно, штрафы для компаний и сотрудников. Изучить всю теорию в системе и потренироваться в практических упражнениях, без угрозы наказания, можно в нашей " Школе Миграционных специалистов".