Миграционный учет иностранных работников

Миграционный учет иностранных сотрудников поможет компании грамотно выстроить процессы по работе с иностранцами и избежать штрафов. И речь здесь не о временной регистрации иностранцев, а о миграционном документообороте организации и работе миграционного специалиста.

Получить консультацию специалиста

Миграционный учет иностранцев в компании

При работе с российскими сотрудниками компании ведут бухгалтерский и кадровый учет, но когда в компании появляются иностранный сотрудники - приходится вести еще и миграционный учет.

В этой статье под миграционным учетом понимается не временная регистрация иностранца по месту пребывания, а именно миграционный документооборот, который должна вести организация.

Компании, которые сотрудничают с иностранцами, понимают, что работа с иностранцами – это, в первую очередь, работа с их документами. И чтобы избежать штрафов за миграционные нарушения, которые в этой сфере доходят до 1 млн рублей за каждого иностранца, следует тщательно контролировать эти документы.

Что входит в миграционный учет и что нужно делать миграционному специалисту компании, которая работает с иностранным персоналом:

1. Собирать личное дело, которое содержит миграционные документы иностранцев.

Это позволит держать все документы иностранца вместе, что облегчит контроль за сроками их действия. А также, в случае проверки документов МВД, быстро предоставить полный пакет документов иностранца сотрудникам проверяющих органов.

2. Подавать уведомления - о приеме, увольнении, выплатах ВКС.

Уведомление о приеме, также как и уведомление об увольнении – одна из главных обязанностей работодателя. Подавать уведомление следует в течение 3 рабочих дней с момента заключения или расторжения договора, по актуальной форме и правильно заполненным.

В случае работы с высококвалифицированными специалистами (ВКС), работодатель также должен ежеквартально подавать уведомления о выплатах сотруднику заработной платы.

Любое нарушение этих требований приведет к штрафу до 1 млн рублей или приостановлению деятельности компании до 90 суток (ч. 3, 4 или 5 ст. 18.15 КоАП РФ).

3. Ставить на миграционный учет в МВД.

Если работодатель предоставляет своим сотрудникам помещения для проживания – собственные или арендованные – работодатель как принимающая сторона также должен подавать уведомления о прибытии и убытии.

4. Оформлять ИНН и СНИЛС, если их у сотрудника нет.

Эти документы должны быть у всех работников. И если иностранец уже принят в штат, то оформить эти документы – обязанность работодателя.

5. Контролировать сроки действия документов.

Находиться и работать в РФ иностранцы могут только тогда, когда у них есть действующие документы. Например, иностранцы с патентом могут работать, пока действует их патент, а временно проживающие граждане – пока действует их разрешение на временное проживание.

Чтобы не получить штраф за работу с нелегалами, работодателю нужно следить за сроками действия документов. Если этого не сделать, за каждого иностранцами с просроченными документами компания получит штраф до 1 млн рублей или приостановление деятельности организации до 90 суток (ч. 1 и 4 ст. 18.15 КоАП РФ).

6. Оформлять приказы об отстранении и допуске к работе.

В некоторых случаях, если обнаружилось, что у сотрудника нет документов, сразу уволить его нельзя. Например, сотрудника с просроченным патентом сначала нужно отстранить от работы на месяц, и только если он за этот месяц не оформит патент, его можно уволить. Когда работодатель отстраняет, а потом заново допускает к работе, это должно быть документально зафиксировано – приказами об отстранении и допуске к работе после отстранения.

7. Подавать отчеты по иностранцам, как и по другим сотрудникам в государственные органы.

Например, отчеты в Пенсионный фонд или Фонд социального страхования, а также в налоговые органы.

Примечание редакции: подробнее о специальности миграционного специалиста и его обязанностях читайте в статье "Специалист по миграционному учету: вакансия и реальная работа".

Если в компании работает несколько иностранных сотрудников, миграционный учет их документов может отнимать много времени и сил. А если в компании нет миграционного специалиста или он уволился, то компания находится в зоне повышенного риска. Рекомендуем передать миграционный документооборот миграционным экспертам на аутсорсинг, чтобы сосредоточить свое внимание на развитии компании.

Условия миграционного аутсорсинга в нашей компании вы найдёте на сайте " Отдел миграционного сопровождения".