Контроль срока действия разрешительных документов

Если к работе допущен иностранный сотрудник без действующих документов, то работодателя оштрафуют по ч.1 или 4 ст. 18.15 на сумму от 400 000 до 1 000 000 рублей. Поэтому контроль за сроком действия документов - это одна из основных функций специалиста, который отвечает за иностранцев в компании.

Содержание:

1. Документы иностранца, которые нужно контролировать
2. Способы контроля срока действия документов у иностранца
3. Как выстроить работу с иностранцами специалисту компании

Получить консультацию специалиста

Документы иностранца, которые нужно контролировать

В зависимости от гражданства и правового статуса иностранца контролировать придется разные документы. Но сложности чаще всего возникают с контролем документов временно пребывающего безвизового иностранца с патентом, поэтому остановимся на нем.

У иностранца с патентом придется контролировать срок действия:

• паспорта;
• полиса добровольного медицинского страхования;
• патента;
• миграционного учета, или временной регистрации.

И сложность чаще всего возникает именно с контролем действия патента и того, что иностранец вовремя оплатит свой патент.

Примечание редакции: подробнее о том, какие документы требуются для трудоустройства, а значит, и нуждаются в контроле, вы найдете в разделе нашей Базы Знаний "Алгоритмы оформления иностранных граждан".

Способы контроля срока действия документов у иностранца

Чтобы контролировать сроки действия патента, нужно разбираться в том, как он должен правильно оплачиваться. Конечно, нужно быть уверенным, что патент оплачен не только вовремя, но и по верным реквизитам. Обратите внимание, что с 2022 года они снова изменятся.

Примечание редакции: подробнее о сменах реквизитов в 2022 году читайте в статье "Реквизиты для уплаты патента в 2022 году".

А контролировать сроки можно с помощью:

• настенного календаря или планинга, но такой вариант подойдет при небольшом количестве иностранцев с патентом;
• напоминаниями в телефоне, но есть риск забыть или пропустить уведомление;
• в таблице на компьютере, но есть риски того, что информация не сохранится, формулы поедут или можно просто забыть внести данные, кроме того с такой таблицей придется работать ежедневно;
• специально разработанного программного обеспечения, но для этого потребуется бюджет и специалист, который сможет объяснить что и как должно считаться;
• миграционных специалистов, который возьмут на себя функцию контроля, но этот вариант потребуется оплаты услуг таких специалистов.

Во всех этих вариантах есть свои плюсы и минусы. И специалисту в компании, который отвечает за иностранцев, и руководству любой компании нужно взвесить преимущества и недостатки каждого решения, стоимость решения и риски получения штрафа от проверяющих органов.

Примечание редакции: подробнее о вариантах работы с иностранцем и их сравнение вы найдете в статье "Заемный труд, аутстаффинг, аутсорсинг, собственный специалист или миграционное сопровождение: сравнение вариантов".

Как выстроить работу с иностранцами специалисту компании

Чтобы специалисту выстроить работу в компании с иностранцами, нужно сначала начать с того, чтобы убедиться в том, что все иностранные работники действительно имеют право работать в компании.

После этого выбрать тот вариант контроля сроков, который больше подходит компании. Мы рекомендуем обращаться к миграционным специалистам, потому что они не только смогут контролировать срок действия документов, но и проведут миграционный аудит, будут отслеживать все изменения в законодательстве, консультировать по любым вопросам связанным с иностранцами и даже могут взять на себя оформление документов.

В нашей компании при оказании услуги миграционного сопровождения:

• сначала проводим миграционный аудит документов всех сотрудников, чтобы понять, кто может работать, а кто - нет;
• для тех, кто не может работать, мы составляем план по легализации;
• а документы тех, кто может, мы вносим в специально разработанную нами программу, к которой даем доступ клиенту. Информация в этой программе обновляется при каждом изменении документов и данных иностранца, а клиент всегда может видеть ,кого можно допускать к работе, а кого нельзя;
• мы заранее сообщаем не только о том, что иностранцу нужно оплатить за патент, продлить какой-то документ, но и предлагаем варианты того, как упростить ему пребывание в России. Например, в июля 2021 года появилась возможность оформлять разрешение на временное проживание гражданам Украины и Молдовы вместо патента;
• консультируем по любым вопросам, которые возникают в компании - от того, можно ли перевести сотрудника в филиал, до того, имеет ли иностранец право на декретные выплаты.

Фактически мы берем на себя всю сферу работы с иностранными сотрудниками, упрощая работу специалистам в компании. А если такого специалиста в компании нет, то обращение к миграционным специалистам при наличии иностранных сотрудников необходимо.

Наши специалисты могут взять на себя всю работу с иностранными сотрудниками. Подробнее о миграционном сопровождении в нашей компании читайте на сайте "Отдела миграционного сопровождения".