Специалист по работе с иностранными гражданами: планирование работы

Специалист по работе с иностранными гражданами выполняет множество разных задач, большая часть которых - со строгими сроками. Поэтому планирование работы для таких специалистов очень важно.

Получить консультацию миграционного юриста

Обязанности миграционного специалиста

В обязанности миграционного специалиста, как правило, входит:

1. Проверка документов иностранного гражданина перед трудоустройством;
2. Прием иностранца в компанию: от заключения договора до уведомления МВД об этом;
3. Оформление кадровых документов об отстранении и допуске к работе при необходимости;
4. Консультация других сотрудников об особенностях работы с иностранцами - о размере страховых взносов, о ставке НДФЛ, о больничных выплатах и т.д.
5. Контроль документов иностранных сотрудников, чтобы они действовали;
6. Своевременное оформление и продление документов компании и иностранных сотрудников, чтобы не возникло "разрывов" в работе;
7. Отслеживание всех изменений в миграционном законодательстве, чтобы вовремя скорректировать работу;
8. Оформление миграционного учета при необходимости;
9. Ведение миграционного документооборота так, чтобы компании не назначили штраф.

В каждой из этих обязанностей есть свои нюансы, которые зависят от сферы работы компании, региона работы, количества подразделений в разных регионах, которые контролирует специалист, а еще от количества и разнообразия категорий иностранных граждан, которые оформлены в компанию.

Примечание редакции: еще об обязанностях можно почитать в статье "Специалист по миграционному учету: вакансия и реальная работа".

Большинство задач специалиста по оформлению иностранных граждан имеет срок:

• в течение 3 рабочих дней с даты заключения договора уведомить МВД о приеме иностранца;
• в течение 3 рабочих дней с даты расторжения договора уведомить МВД об увольнении иностранца;
• в течение 7 рабочих дней с даты прибытия иностранца в место проживание, которое предоставляет компания, нужно поставить его на учет;
• в течение 3 рабочих дней с даты изменения срока пребывания, например, после оплаты патента, нужно продлить его миграционный учет;
• снять иностранца с учета, если она работает вахтовым методом, в течение 7 рабочих дней с даты убытия или увольнения.

Помимо этого есть задача по контролю срока действия документов иностранца. Она тоже очень важная, поскольку если документ прекратит действовать, а иностранец окажется на рабочем месте, то это штраф для компании на сумму от 250 000 руб. за каждого такого иностранца. А документы у иностранец разные, сроки действия разные. И нужно не только отстранить иностранца от работы, когда документ закончится, а заранее его оформить/продлить, чтобы к моменту окончания одного был готов другой, и иностранец продолжал работать.

Чтобы уследить за всеми сроками, есть несколько способов.

Способы планирования работы миграционного специалиста

Все эти задачи и сроки можно постараться упорядочить разными способами:

• с помощью ежедневника - рассчитывая и делая записи по каждому иностранцу наперед;
• с помощью напоминаний через электронные задачники;
• с помощью таблиц в Excel, в которых указываются все иностранцы их документы, сроки и т.д.
• с помощью ежемесячной проверки документов всех сотрудников, после которой составляется план на месяц по задачам.

Все эти способы имеют свои минусы - затраты времени и сил специалиста, слетевшие формулы в таблицах, поломка компьютера, телефона или потеря ежедневника, в которых записана вся информация. И всего 1 плюс - это бесплатно. Хотя если посчитать, сколько рабочего времени специалиста тратится на такие системы планирования и умножить на стоимость часа его работы, то получится уже вовсе не бесплатно. Но есть еще способ.

Специалист по работе с иностранными гражданами может для решения почти всех своих рутинных задач и для планирования работы использовать наш сервис "Мигрант-онлайн". В этом случае планирование работы будет выглядеть следующим образом:

1. До начала работы специалист вносит данные компании или ИП в сервис - они будут использованы впоследствии для автоматического заполнения всех необходимых бланков и документов - уведомлений о приеме и увольнении, убытии и прибытии, приказов о допуске, увольнении, в согласии на обработку персональных данных и т.д.
2. При приеме иностранца специалист создает его карточку и один раз вносит данные с его документов. Система в зависимости от категории иностранца запросит только те документы, которые нужны для его работы. Ничего лишнего. Впоследствии при изменении документов, нужно будет просто обновлять информацию. Эти данные будут использоваться для автоматического заполнения документов, а также автоматически будут контролироваться их сроки действия.
3. По всем документам, которые необходимо продлить, будут создаваться задачи. Таким образом специалист сможет войти в учетную запись и увидеть на одном экране все свои задачи по документам иностранцев и компании. Какие нужно продлить в этом месяце, какие на этой неделе и т.д. Все задачи с указанием наименования, иностранца и даты, когда срок документа истечет.

Образец планирования задач для миграционного специалиста в программе "Мигрант-онлайн":

Чтобы не тратить много времени на планирование, сократить время на подготовку уведомлений по иностранцам и работать без головной боли и постоянных авралов, используйте систему "Мигрант-онлайн". Как получить к ней доступ, можно на сайте " Мигрант-онлайн".