Когда и зачем миграционному специалисту проводить аудит

Требований к трудоустройству иностранных граждан много, штрафы за нарушения довольно высокие, а ответственность за соблюдение правил несет работодатель. Но многих нарушений можно избежать, если регулярно проводить внутреннюю проверку документов иностранных сотрудников.

Получить консультацию миграционного юриста

Миграционная проверка документов при трудоустройстве

Проверка документов иностранных граждан состоит из нескольких этапов.

1. проверка на наличие всех необходимых для работы документов: паспорт, патент, миграционная карта и т.д. Специалисту, принимающему иностранца, важно убедиться, что все документы - подлинные, а не поддельные, чтобы избежать приема на работу нелегала;
2. проверка на отсутствие расхождений данных из паспорта со всеми остальными документами иностранца;
3. проверка на соответствие документов и предполагаемой работе: например, иностранец с патентом может работать только по одной специальности и в одном регионе, которые в нем указаны;
4. проверка сроков действия документов.

За допуск иностранцев к работе без документов, а также за трудоустройство нелегалов будет отвечать работодатель. Штраф может получить как организация, так и директор. Или тот сотрудник, в чьи должностные обязанности входит контроль документов иностранных граждан.

Поэтому внутренний аудит должен проводиться в компании не только при приеме на работу, но и в течение всего действия договора с иностранцем.

Когда еще потребуется миграционный аудит

Иностранные работники успешно прошли проверку и трудятся в организации. Но контроль за их документами прекращать нельзя. В документы иностранных граждан может потребоваться внести изменения, а еще срок их действия может подойти к концу.

Мы рекомендуем дополнительно проводить внутренние миграционные проверки в следующих случаях:

• перед отпуском иностранного работника, а также перед длительными выходными - например, перед новогодними праздниками;
• после выхода иностранца из отпуска, с длительных выходных и после больничного;
• при смене миграционного специалиста;
• перед уходом в отпуск миграционного специалиста.

А если в организации трудятся иностранцы с патентом, то их документы нужно проверять еще чаще:

• ежемесячно запрашивать чеки об оплате патента, и обязательно сверять данные в чеках и документах иностранца;
• при переводе работника между объектами и должностями - проверять на соответствие данных в патенте.

Кроме контроля самих документов, также важно изучать нововведения со стороны законодательства. Поправки к законам выходят довольно часто, и бывает, что их принимают в короткие сроки. Хорошо, если в компании есть специалист, который следит за обновлениями законопроектов, чтобы вовремя привести документы иностранцев и компании в соответствие с новыми правилами.

Если организация или ИП давно сотрудничают с иностранцами, а проверок до сих пор не проводили, то миграционному специалисту стоит изучить не только текущие документы иностранцев, но и все, что накопились за предыдущий год. Ведь срок давности привлечения к ответственности за миграционные нарушения - 1 год. А некоторые ошибки проще исправить самостоятельно, чем надеяться, что их не обнаружит миграционная проверка.

Профессионально проведенный миграционный аудит позволит вашей организации пройти любую проверку, даже если она внеплановая. А получить необходимые для этого знания можно в нашей " Школе миграционных специалистов".