Работа миграционным специалистом - это

Миграционный специалист выполняет определенные, часто повторяющиеся задачи в течение дня, недели и месяца. И многие эти рутинные операции можно выполнять иначе, чтобы сократить и упростить работу.

Работа миграционного специалиста - защищать от нарушений

Работодатель или заказчик услуг, юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, должны следить за сроками действия документов тех иностранных граждан, которых допускают до работы в любой форме. Если этого не делать, то наказанием будет штраф от 400 тысяч рублей или остановка работы на срок до 3 месяцев. Подробнее о нарушениях и последствиях читайте в моей статье "Нарушения при оплате патента и ответственность работодателя". 

И чтобы организация не получила наказание за допуск к работе иностранца без действующих документов, миграционный специалист должен проверять срок действия их документов. Это одна из основных обязанностей специалиста по миграционному учету в компании.

Примечание редакции: учет в данном случае - это аналогия с кадровым или бухгалтерским учетом и не ограничивается только учет по месту пребывания иностранцев.

Обязанности миграционного специалиста

С сентября прошлого года МВД перестало публиковать детальную статистику по иностранным гражданам. Но согласно общей информации за 2023 год МВД выдали 99, 1 тысячу разрешений на работу (+23,6% от 2022 года) и 2,3 миллиона патентов (+ 3,6%) . И это с учетом, что с середины 2022 года гражданам Украины патенты для работы не нужны. Это говорит о том, что большинство иностранных сотрудников, с которыми работают миграционные специалисты, - это иностранцы с патентами.

В результате обязанности миграционного специалиста в большинстве компаний, который ответственно относятся к своим сотрудникам и требованиям миграционных законов, сводятся к следующим рутинным операциям:

1. Проверить, у кого из иностранцев подходят сроки оплаты патентов;
2. Получить чеки об оплате патентов от иностранцев. Способы зависят от организации: добиться, чтобы они пришли лично, прислали фото чека в мессенджер или на почту, выехать лично на объекты работы иностранцев и т.д.;
3. Проверить чеки на подлинность, правильность и верность. Подробнее читайте в моей статье "Как проверять и контролировать оплату патента иностранного гражданина";
4. Обновить данные в табличках на компьютере или в ежедневнике,
5. Подготовить уведомления о прибытии с новыми сроками пребывания, если организация - принимающая сторона сотрудников;
6. Проверить документы новых сотрудников,
7. Заполнить трудовые или гражданско-правовые договоры с новыми работниками;
8. Заполнить и подготовить уведомления о приеме, об увольнении,
9. Пойти на почту или в отделение МВД для подачи уведомлений, если не настроена работа через портал Госуслуг.

70% миграционных специалистов, которые действительно контролировали сроки действия патентов, проверяли чеки и с которыми мы сейчас работаем, раньше:

• тратили больше всего времени на задачи с 1 по 4, связанные с контролем и проверкой документов действующих работников. Особенно, если у них была налажена система работы через Госуслуги и не требовалось ждать в очереди, чтобы подать уведомления;
• вкладывали больше всего внимания, терпения и усилий в решение 2 и 3 задачи, связанных с тем, чтобы сначала получить чек об оплате патента от иностранца, а потом еще убедиться в том, что он настоящий и оплачен вовремя и верно;
• регулярно тратили время на постоянную перепроверку таблиц, потому что на 4 задачу по обновлению информации в них либо не хватало времени, либо изменения не сохранялись, либо начиналась путаница в строках.

И чем больше иностранцев, тем больше работы. Чем выше текучка среди иностранцев, тем больше работы. А если миграционная работа еще и не единственная, а дополнительная, то работа миграционного специалиста становится похожа на бег по кругу.

Сократить нагрузку на себя, сохранить время на важные задачи и снизить уровень стресса в работе можно с помощью автоматизации подобной рутины.

Например, с помощью нашего сервиса "Автоматизации оплаты патентов" можно полностью исключить из задач необходимость собирать чеки с иностранцев, проверять их на подлинность и соответствие, а также вести таблицы со сроками действия патентов. Это существенно экономит время и силы миграционного специалиста для решения других задач.

Защищать компанию от нарушений в миграционной сфере - работа миграционного эксперта. Но решают ее по-разному:

• Миграционный специалист самостоятельно заполняет документы, вручную проверяет и отслеживает сроки и т.д.;
• Миграционный профессионал выстраивает систему работы в компании таким образом, чтобы не было нарушений, текучки из-за потери кадров и претензий со стороны госорганов.

Обязанность вести миграционный учет в компании не означает, что специалист должен делать все сам и вручную. Если какие-то задачи можно оптимизировать или автоматизировать, то это стоит сделать. Подробнее можно прочитать на сайте нашей группы компаний " Оплата.ру".