Работа миграционного специалиста - стресс, аврал и суета. Но все можно исправить

Работа миграционного специалиста - это работа с документами компании и иностранных сотрудников. Это постоянный контроль за ними, поездки в МВД для подачи или продления документов и т.д. И если в компании не ведется системный учет и нет инструментов автоматизации, то работа с ростом количества иностранцев превращается в "гонку".

Получить консультацию миграционного юриста

Работа специалиста по миграционным вопросам

Обязанности миграционного специалиста обширны. Подробно их я описывала тут. Основные из них:

• заполнять уведомления о заключении и расторжении договоров и подавать их в МВД;
• ставить и снимать иностранцев с миграционного учета, если компания предоставляет жилье иностранцам;
• проверять документы иностранцев перед приемом;
• контролировать сроки действия документов у иностранцев и отправлять их продлевать документы, когда они заканчиваются.

Когда специалисту приходится выполнять эти обязанности в отношении 1-2 иностранцев, то это не вызывает сложностей. Но когда иностранцев становится больше, то без автоматизации и системы, работа превращается в стресс.

Рассмотрим ситуацию. В компании около 25 иностранцев разных статусов - белорусы, армяне, украинцы и узбеки. У сотрудника нет инструментов автоматизации - только ежедневник, бумажные личные дела и папки на компьютеры. Возможно, есть таблица эксель. Сотрудник не может планировать свою работу, потому что неожиданные задачи возникают постоянно, требуют быстрого решения и при этом внимательности. Ответственность за ошибку достигает нескольких сотен тысяч рублей для компании и нескольких десятков тысяч для сотрудника. Например, неожиданно выясняется, что у одного иностранца просрочена оплата патента, у другого сегодня последний день продления миграционного учета, а специалист сегодня планировал заполнять и подавать уведомление о заключении договора с третьим.

Если это постоянный рабочий фон, а не разовые события, то происходит следующее:

• специалист сначала теряет контроль за ситуацией;
• перестает планировать работу, а только реагирует на поступающие запросы/проблемы,
• рабочий день растягивается во времени;
• специалист начинает допускать все больше ошибок;
• в какой-то момент он заболевает и начинает болеть все чаще;
• в результате - специалист увольняется.

Но нанимать по миграционному специалисту на каждый десяток иностранных работников - слишком дорого. Постоянная смена специалистов на этой должности - тоже плохой вариант, это приводит к тому, что учет каждый специалист ведет по разному, и в результате разобраться в нем будет сложно. Гораздо выгоднее и дешевле - автоматизировать систему миграционного учета.

Экологичное решение ситуации - приобретение инструментов автоматизации работы сотрудника. Такое решение приведет к тому, что:

• миграционный специалист сможет планировать работу, работать без авралов и спешки;
• он сможет вести больше иностранцев и это не скажется на качестве его работы;
• у компании будет единая, понятная и прозрачная система ведения иностранных сотрудников;
• иностранцы будут вовремя продлевать документы;
• иностранный персонал не будет меняться, миграционные специалисты не будут меняться, а значит, компания избежит затрат на найм и обучение персонала, на улаживание клиентов после ошибок, допущенных в результате обучения новых сотрудников, и т.д.

В этом случае 1 миграционный специалист сможет без стресса вести более 100 иностранных работников. Примером такого инструмента автоматизации является наша разработка "Мигрант-онлайн". Узнать больше о ней, ее возможностях и условиях доступа можно на сайте "Мигрант-онлайн".