Журнал «Миграционный эксперт»

Помощник миграционного специалиста. Упрощаем работу

Помощник миграционного специалиста. Упрощаем работу

Как организовать рабочий процесс так, чтобы все успеть и не сгореть?

В работе миграционного специалиста очень много ответственности и стресса - надеемся, эта статья поможет вам правильно организовать работу

Порядок на столе - порядок в голове. Обеспечьте комфортное рабочее пространство

Пример рабочего стола

Для начала постарайтесь навести порядок вокруг себя - на своем рабочем столе, в тумбочке, в шкафу. Окружите себя порядком, а не хаосом. Вы удивитесь, как много это вам даст. Если на столе стопками лежат паспорта, разложены патенты и чеки, а для того, чтобы поставить чашку с чаем приходится перекладывать трудовые договоры на пол, вы никогда не сможете сосредоточиться и работать эффективно. Уберите в ящики те документы, с которыми вы сейчас не работаете, и оставьте только нужное. Когда вы создадите вокруг себя предсказуемое, понятное пространство - паника отступит и мысли тоже разойдутся по местам.

А это точно важно?

Попытайтесь представить себе дела, которые нужно сделать за день. Вы представляете себе волну, которая вот вот на вас обрушится, не так ли? Выбросите эти мысли из головы. Пусть ваши задачи встанут в шеренгу по старшинству и подходят к вам по очереди. Для того, чтобы построить задачи по важности и срочности попробуйте отмечать дела в календаре - это могут быть любые электронные календари - напоминалки, это могут быть Google документы, в которых вы распишете предстоящие дела, это может быть простой откидной календарь. Напишите для каждой задачи крайний срок, дату, до которой она должна быть выполнена. И тогда вы сразу увидите - что нужно сделать сегодня, а что может подождать и до завтра.

Метод Марка Твена

Портрет Марка Твена

Знаменитый писатель дал нам всем один прекрасный совет: "Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади". Марк Твен имел в виду, что неприятные дела лучше выполнить в начале дня. Но мы сейчас говорим о миграционном специалисте, поэтому совет знаменитого писателя можно перефразировать - постарайтесь в начале дня выполнять задачи, которые требуют от вас максимального внимания и концентрации: проверка чеков по патентам или заполнение уведомлений о приеме или увольнении иностранца.

Как не отвлекаться во время работы

Изображение таймера или секундомера

Так часто бывает, что в начале рабочего дня вы распланировали множество дел, а к вечеру оказалось, что почти ничего не сделано. Куда же делось время? Почему его все время не хватает? Может быть потому, что вас постоянно отвлекают, а у вас не хватает духа сказать сослуживцам, что вы заняты? Для этого можно пойти на хитрость - не обязательно сообщать о своей занятости каждому, кто подошел к вам с чашечкой кофе. Просто поставьте на стол табличку - "Занят", ну или "Ем лягушку", если ваши коллеги знают про метод Твена из предыдущего совета. Если же у вас есть отдельный кабинет - просто закройтесь на ключ, а табличку можно повесить на ручку двери. Так вы и не обидите никого, и все дела успеете сделать.

А как же отдых?

Девушка занимается йогой

Когда мы говорим, что не нужно отвлекаться, мы вовсе не имеем ввиду, что не стоит отдыхать вовсе. Наоборот - отдыхайте! Обязательно делайте 5 минутные перерывы в работе каждые полчаса или 15 минутные каждый час - это поможет вам не копить усталость как снежный ком. Пройдитесь по комнате, разомнитесь, сделайте небольшую зарядку. Только не меняйте одну работу на другую. Например, если заполняли уведомление 20 минут, а потом во время перерыва решили ответить на рабочее письмо - это не отдых! И старайтесь не брать работу домой. Только полноценный отдых поможет на следующий день снова быть эффективным.