Как успешно совмещать должность миграционного специалиста и свою работу

В большинстве организаций работа миграционного специалиста является дополнительной, а не основной деятельностью сотрудника. Успешно совмещать обе должности без дополнительной поддержки невозможно.

Содержание:

  1. Обязанности миграционного специалиста
  2. Проблема совмещения должностей
  3. Мигрант-онлайн - программа для миграционного учёта

Получить консультацию миграционного юриста

Обязанности миграционного специалиста

Миграционный специалист обязан верно вести документооборот иностранных сотрудников. В это входит обширный список задач:

  • контролировать наличие документов у иностранного сотрудника, которые разрешают ему находиться в России и выполнять свою работу;
  • своевременно и правильно оформлять документы от компании или ИП, которые связаны с работой иностранного сотрудника;
  • контролировать сроки действия всех разрешительных документов;
  • отслеживать все изменения в законах, и федеральных, и региональных, которые касаются работы и пребывания иностранцев в России.

Большинство обязанностей по миграционному учету иностранных работников связано с четким соблюдением сроков - оформления и продления документов, как иностранца, так и компании.

И чаще всего, не смотря на большую ответственность и риски получить многотысячные штрафы за ошибки, работодатели не нанимают отдельного специалиста на эту работу, а назначают ответственным за эту работу уже имеющегося сотрудника. Как правило, кадрового специалиста или бухгалтера. Это приводит к определенным проблемам совмещения должностей.

Проблема совмещения должностей

Основная проблема совмещения должностей - нехватка времени. Если у бухгалтера или кадрового специалиста еще есть программа для помощи в выполнении своих обязанностей, то для учета иностранных сотрудников таких программ практически нет или они не закрывают основной спектр задач специалиста:

  • там нет функции контроля срока действия документов;
  • там нет функции автоматического заполнения основных уведомлений по иностранцам или актуальность бланков не проверяется/не поддерживается разработчиками;
  • там нет уже настроенной системы запроса необходимых документов, а ведь их список зависит от множества факторов, начиная от правового статуса и заканчивая временными послаблениями в законах для определенных категорий иностранцев.

В результате работу миграционного специалиста приходится выполнять практически вручную. А это требует времени. Работу сложно планировать заранее и получается, что если на одно время выпадает сдача бухгалтерской отчетности и окончание срока действия документов или увольнение иностранного работника, то могут возникнуть ошибки или задержка по срокам либо там, либо там. Но успешно совмещать должность миграционного специалиста с другой можно. Если есть программа миграционного учета, которая поможет.

Мигрант-онлайн - программа для миграционного учёта

Программа "Мигрант-онлайн" разработана в помощь специалистам компаний и ИП, которые занимаются миграционным учетом иностранных работников в компании. Она разработана на базе 1С, чей интерфейс знаком большинству кадровых и бухгалтерских работников, но при этом выполняет гораздо больший функционал, чем представленные на рынке аналоги.

Программа миграционного учета "Мигрант-онлайн":

  • позволяет вести большое количество иностранных сотрудников, распределяя их по подразделениям и даже разным юридическим лицам;
  • подсказывает какие именно документы нужны для работы определенному иностранному гражданину, учитывая даже временные послабления для отдельных категорий граждан;
  • содержит всегда актуальные бланки уведомлений и других документов, необходимых для работы с иностранцами;
  • автоматически и верно заполняет все виды уведомлений, сокращая время на их подготовку со стороны специалиста;
  • содержит электронный архив документов, позволяя специалисту в любое время и из любого места проверить, что с документами конкретного сотрудника;
  • контролирует сроки действия всех документов иностранца и компании и напоминает об их окончании заранее с учетом времени на продление или новое оформление этих документов.

В результате миграционному специалисту достаточно нескольких минут, чтобы выгрузить задачи по продлению документов на ближайшую неделю, потом сообщить иностранцам и их руководителям какие документы нужно продлить, а если иностранец не продлит их в срок - моментально оформить документы об отстранении и сообщить их руководителю, что такого-то иностранца нельзя пускать на рабочее место, пока он не предоставит специалисту новый документ. И на заполнение уведомлений о приеме и увольнении тоже уйдет всего несколько минут - выбрать иностранца, выбрать уведомление, вписать недостающие данные, которые подсветит программа, сохранить и распечатать уведомление.

С программой "Мигрант-онлайн" проблемы миграционного учета при совмещении должностей будут сведены к минимуму, поскольку большую часть работы программа возьмет на себя.

Узнать больше о программе и получить к ней доступ можно у наших специалистов на сайте " Мигрант-онлайн".