Самостоятельная работа с иностранцами после аутстаффинга или аутсорсинга

Изменение формата работы с иностранцами с аутсорсинга или аутстаффинга на самостоятельное ведение повышает риски миграционных нарушений в переходный период. Как их снизить не только в это время, но и в долгосрочной перспективе, расскажу в этой статье.

Содержание:

1. Ответственность за миграционные нарушения
2. Переходный период
3. После аутсорсинга в самостоятельную работу: пример из практики

Ответственность за миграционные нарушения

Если патент иностранного сотрудника не оплачен или оплачен невовремя или неправильно, то такой патент не действует, а работа иностранца - это потенциальный штраф в 1 миллион рублей. Подробнее об ответственности работодателя читайте в моей статье "Нарушения при оплате патента и ответственность работодателя". Поэтому контролировать оплату патентов сотрудников - одна из важных задач миграционного специалиста.

В некоторых случаях эту и другие задачи с оформлением документов решают, заключая договор аутстаффинга или аутсорсинга. Но если руководство решает расторгнуть такой договор и передать всю работу своим специалистам, то те оказываются в сложном положении. Особенно, если иностранцев, работающих по патенту, много.

Переходный период

В нашей практике уже есть несколько партнеров, которые достаточно неожиданно для своего кадрового отдела отказались от аутсорсинговых или аутстаффинговых услуг, по которым другая компания полностью контролировала процесс оплаты патентов иностранцами. В результате на сотрудников отдела кадров ложилась дополнительная нагрузка, поскольку нужно собрать и вести всю базу иностранных сотрудников с патентами, актуализировать, наладить процесс оплаты, отследить отсутствие просрочек в переходный период. И все это - без увеличения штата. В результате у них было 2 варианта:

1. Искать надежный, простой и недорогой способ автоматизировать процесс оплаты патентов;
2. Справляться своими силами, как получится.

В такой ситуации риск появления на работе сотрудника с просроченным патентом увеличивается, поскольку изменений привычных схем работы всегда влечет за собой замешательство, суету и авральный режим. Особенно, если сотрудников, работающих по патенту, много. В такой ситуации, на наш взгляд, оптимально выбрать партнера для автоматизации и вместе с ним пройти переходный период, чтобы в будущем контролировать процесс оплаты патентов самостоятельно, с низкими рисками и затратами. Как поступил один из наших действующих партнеров.

После аутсорсинга в самостоятельную работу: пример из практики

В управлении кадровой службы была группа компаний с несколькими десятками обособленных подразделений. Все иностранные сотрудники, работающие по патенту, находились на аутсорсинговом ведении. Таких сотрудников было более 3000 человек.

Однажды руководство решило не продлевать договор с аутсорсинговой компанией, и вся работа по этим сотрудникам легла на плечи 4 сотрудниц отдела кадров. Выяснилось, что:

• учет в отделе кадров велся без четкого разделения сотрудников по обособленным поздравлениям, что важно для определения ОКТМО при оплате патентов,
• и в отделе нет собственной актуальной базы по оплате патентов.

В поисках решения они обратились к нам для автоматизации процесса оплаты патентов иностранным работникам, поскольку наш сервис позволяет начать работать уже на следующий день после обращения, а мы помогаем с настройкой работы и переносом базы в сервис.

В данном случае переходный период выглядел следующим образом:

1. В течение недели сотрудницы отдела кадров совместными усилиями собирали и готовили файл с информацией по иностранцам;
2. В среду они присылали его нам, а на следующий день должна была проходить оплата по сотрудникам из этого файла;
3. В файле часто присутствовали ошибки, которые не позволили бы провести правильно оплату, а именно адреса не в формате ФИАС, пропущенные цифры в ИНН сотрудников, буква о вместо цифры 0. Поэтому в среду мы занимались проверкой, правками и уточнениями по этому файлу. Вносили информацию в наш сервис и готовили реестр для оплаты;
4. В день оплаты в уже подтвержденный, ожидающий оплаты реестр партнер просил внести изменения: добавить или убрать патенты для оплаты, изменить количество месяцев оплаты и т.д.

Такой переходный период длился больше месяца. Файлы от партнера не имели даты, до которой действовали патенты сотрудников, содержали ошибки, которые могли привести к отказу в оплате патентов, к ошибкам при оплате и неверному зачислению платежей. Все потому, что им приходилось собирать информацию по сотрудникам в авральном режиме. А мы в таком же режиме вносили правки, чтобы успеть провести платежи верно и в срок.

Но после переходного периода, когда мы дополнительно подгрузили все даты окончания патентов, исправили все ошибки, определили ОКТМО и стандартизировали адреса, настроили уведомления, контроль и оплата патентов более 3000 сотрудников стала занимать у отдела кадров всего несколько минут раз в неделю. И ни один патент не был просрочен.

Автоматизация оплаты патентов иностранных работников позволяет снизить риски ошибок в оплате и просрочки не только в переходный период, но и при смене сотрудников в отделе кадров, который этим занимается. Поскольку база и все процессы максимально автоматизированы.

Смена формата работы - это всегда стресс. Но в некоторых случаях, как при работе с иностранными сотрудниками, последствия ошибок могут привести к миллионным штрафам. И максимально снизить риски не только такого перехода , но вообще работы в долгосрочной перспективе можно, если автоматизировать процессы. В рассмотренном примере автоматизация была с помощью нашего сервиса "Автоматизации оплаты патентов". Подробнее о ней можно прочитать в статье на портале или уточнить у специалистов компании "Оплата.ру".