Способы учета документов иностранцев

Чтобы компания или ИП могли безопасно сотрудничать с иностранцами, они должны проверять и контролировать документы иностранных работников и организации. И от выбора способа учета документации зависит многое.

Получить консультации миграционного специалиста

Контроль документов иностранных граждан

Любой работодатель или заказчик услуг имеет право привлекать к работе только иностранцев, которые находятся в стране легально и имеют все необходимые для работы документы. Поэтому проверять и контролировать документы иностранцев - это прямая обязанность того, на кого иностранец работает. Это может быть и компания, и ИП, и гражданин РФ.

У разных категорий иностранных граждан потребуется контролировать разные документы. Например:

1. У постоянно проживающего иностранца нужно контролировать:

• Срок действия паспорта - поскольку именно этот документ является удостоверяющим личность иностранца, а вовсе не вид на жительство;
• Срок действия вида на жительство, если он выдан до ноября 2019 года и до сих пор не заменен на бессрочный;
• Ежегодную подачу иностранцем уведомлений о подтверждении проживания в России - неподача уведомлений 2 года подряд приведет к аннулированию вида на жительство и потере сотрудника, как постоянно проживающего;
• Срок действия миграционного учета, если у иностранца не оформлена регистрация по месту жительства.

2. У временно пребывающего иностранного работника из Казахстана нужно контролировать:

• Срок действия паспорта;
• Цель въезда в миграционной карте;
• Срок действия миграционного учета, даже если компания не предоставляет иностранцу место для проживания и не обязана оформлять его сама;
• Срок действия медицинского заключения - его иностранцу нужно проходить каждый год и в течение месяца после истечения срока действия одного заключения предоставлять результаты нового в МВД;
• Наличие дактилоскопической карты;
• Наличие медицинского полиса добровольного страхования до заключения договора и обязательного страхования после;
• Все факты пересечение границы и паспорта, на основании которого был последний въезд - иностранцы могут въезжать по заграничному паспорту, потом по внутреннему, но ИНН, СНИЛС и другие документы должны быть оформлены по одному и тому же паспорту, по которому иностранец именно сейчас находится в России.

И это еще одни из самых простых для контроля категорий работников. Например, у иностранцев с патентом придется контролировать гораздо больше документов. Какие категории существуют, читайте в моей статье "Виды трудовых мигрантов в 2023 году". 

Контролировать и учитывать документы иностранцев можно разными способами.

Учет документов иностранцев

Чтобы было удобнее контролировать документы, их можно упорядочить. Завести электронные или бумажные личные дела сотрудников, создать отдельные папки на компьютере, завести таблицы и т.д. Подробнее читайте в моей статье "Ведение личных дел иностранных работников" и "Как контролировать сроки действия документов иностранных граждан".

Но какой бы формат в компании не выбрали, все эти действия должен кто-то делать. И тут тоже может быть несколько решений:

1. Дать миграционную работу действующим сотрудникам отдела кадров или бухгалтерии - дополнительно к основной работе. Это оправдано, если иностранцев в компании немного. Если иностранцев больше 5-10 человек, то это может:

• снизить качество выполнения основной работы,
• привести к нарушению сроков или в оформлении миграционных документов, или, например, в подаче отчетности в налоговую,
• привести к выгоранию сотрудников из-за большого количества работы;
• к ошибкам в основной или миграционной работе из-за большого количества задач.

2. Нанять отдельного миграционного специалиста, который и будет вести и контролировать весь миграционный документооборот. Это один из самых безопасных вариантов, но нужно убедиться в квалификации специалиста, а также контролировать его нагрузку. При высокой нагрузке - большом количестве иностранцев, отсутствии автоматизации и ручном ведении личных дел сотрудников - это приведет к тем же последствиям, что уже описаны в прошлом пункте.
3. Передать работу другой компании - этот вариант оправдан, но только при условии, что организация сохранит контроль за документами иностранцев, которые работают на ее территории. Почему это важно, читайте в моей статье "Допуск иностранца к работе: ответственность и контроль".

Но в любом из этих решений риски нарушения, ошибки и штрафа будут ниже, если в организации внедрена автоматизированная система учета документов иностранных работников. Например, наша программа "Мигрант-онлайн" позволяет вести электронные личные дела сотрудников, автоматически контролировать сроки действия документов всех загруженных в систему сотрудников, автоматически заполнять всегда актуальные бланки уведомлений и получать напоминания о том, когда именно нужно начинать продлевать документы сотрудникам. Это позволяет специалистам вести без ошибок больше иностранных работников, чем в ручном режиме, планировать свою работу и избежать выгорания, и обеспечивать безопасность компании. Подробнее о других возможностях читайте на сайте " Мигрант-онлайн".